Правила ведення розмови

Тепер ви знаєте, як правильно починати передавати свої повідомлення, щоб вони були коректні і послідовні, і як ефективно їх завершувати, щоб після обговорення не виникало питань і сумнівів. Залишається дізнатися, що слід робити і говорити в середині - між початком і кінцем вашого важливого повідомлення. Саме інформація, що викладається безпосередньо в основній частині висловлювання, змушує слухачів проявляти зацікавленість і увагу до того, що ви говорите. Правила ведення розмови допоможуть Вам, щоб спілкування стало максимально ефективним.

Додаємо сенс в повідомлення

У цій статті представлені поради, які ви можете використовувати, щоб ваші слова цікавіше звучали і краще сприймалися аудиторією.

Застосовуємо наочні посібники

Наочні посібники допомагають іншим побачити або прочитати ваше повідомлення. Вони можуть бути представлені в різноманітному вигляді:

- графіки і табліци-
- роздатковий матеріал-
- малюнки-
- діаграми і чертежі-
- карти, слайди.

Коли ви передаєте важливе повідомлення, наочні посібники надають аудиторії графічні або письмові дані, які сприяють більш повного розуміння викладається інформації. Однак, якщо одержувач зосереджується лише на них, це може привести до того, що аудиторія відволікається і менш уважно сприймає саме повідомлення. Головне полягає в тому, що до наочних посібників потрібно вдаватися при висловлюванні важливих зауважень.

Розповідаємо історії та анекдоти

Люди різного віку люблять слухати історії. Давайте визначимося як правильно казати зі своїми співрозмовниками в цій ситуації? Розповідаючи анекдот або історію під час передачі свого повідомлення, необхідно пов`язати її з тим твердженням, яке ви хочете зробити. Історія або приклад повинні відповідати таким критеріям:

- мати пряме відношення до твердження, яке ви висказиваете-
- підтверджувати ваші слова-
- допомагати слухачам краще зрозуміти повідомлення.

Якщо ви розповідаєте історії або анекдоти, які підтверджують ваше твердження і є доречними в ситуації, то ваше повідомлення стане цікавішим і ясним для сприйняття і розуміння.

He читайте зі своїх наочних посібників

Якщо на ваших наочних посібниках міститься письмова інформація, намагайтеся не читати її під час передачі свого повідомлення. Подібна дія має два недоліки. По-перше, це ображає розумові здібності вашої аудиторії: вони і самі можуть все прочитати. По-друге, коли ви зачитує щось, це сприймається не так добре, як якщо б було розказано своїми словами, оскільки під час читання зоровий контакт з одержувачами непостійний, а голос відправника стає монотонним. Повідомлення говорить робиться нудним, і слухачі починають відволікатися. Тому говорите своїми словами, зупиняйтеся на основних моментах, застосовуючи, коли потрібно, наочні посібники, щоб вони дійсно підтверджували ваше вербальне повідомлення.

Викликаємо реакцію співрозмовника

У ролі адресанта ви можете заохочувати реципієнтів брати активнішу участь у розмові і таким чином сприяти, щоб ваше повідомлення почули і зрозуміли так, як ви самі цього хочете. Щоб досягти подібного ефекту, можна попросити співрозмовника висловити свою власну думку, задати питання, а потім дати на них відповіді, відповісти питанням на питання, щоб перевірити, чи правильно все зрозуміли, і усвідомити, як було сприйнято ваше повідомлення.

Просимо слухача висловити свою думку

У вас на роботі бували ситуації, коли після того як ви виклали щось важливе, співрозмовник сидів з байдужим виразом обличчя, не зронивши ні слова, а ви сумнівалися, чи слухав він вас взагалі? В таких обставинах не прагнете повторювати те, що вже сказали. Закінчите своє висловлювання, а потім поставте відкрите питання (детальніше в розділі 5), подібний одному з наступних.

-Що ви думаєте з цього приводу?
Які "за" і "проти" мого пропозиції ви можете привести?
- Оцініть рекомендації, які я запропонував.

Коли ви говорите з пасивним одержувачем, відкриті питання будуть дуже до речі, так як вони допомагають вам перетворитися з мовця в слухача. Іноді на початку розмови можете сказати співрозмовнику, що очікуєте від нього реакції на ваші слова.

Заохочуємо питання і даємо на них відповіді

Коли одержувачі задають вам питання про повідомленні, передавати його стає набагато легше. Питання слухачів дають можливість роз`яснити основні моменти, торкнутися проблем, переконати людей в тому, що на обговорюване питання можна подивитися і з іншого боку. Заохотити аудиторію ставити запитання за допомогою таких дій.

-Маючи намір передати досить довге повідомлення, скажіть слухачам, що вони можуть задавати свої питання в будь-який момент, коли виникне така необхідність.
-Коли вам задають питання, відреагуйте на нього позитивним зауваженням типу: "Хороше запитання" чи "Спасибі за питання".
-Завершуючи виклад пункту, на який треба було досить багато часу, запитаєте: "На які питання вам би хотілося отримати мої відповіді?"
-Відповідайте на питання ясно і позитивно.

Для того щоб правильно відповісти на питання одержувачів, будьте прямі і короткі. У більш складних ситуаціях використовуйте такий триетапний підхід до вирішення питань.

1. Почніть відповідь з позитивного затвердження.
"Так, я радий, що ви підняли це питання".
Якщо ви не точно зрозуміли, про що вас хочуть запитати, спочатку перефразируйте поставлене запитання, щоб переконатися, що ви все сприйняли правильно. Це також дасть вам час обміркувати свою відповідь.

2. У відповіді на питання дайте свої роз`яснення.
Наведіть приклади або розкажіть анекдоти, якщо це потрібно, щоб відповідь була більш зрозумілим.

3. Завершіть свою відповідь коротким резюме.
Підсумуйте сказане одним реченням.

Відповідаємо питанням на питання

У деяких випадках, не замислюючись, можна відповісти питанням на питання слухача. Цю тактику найкраще застосувати, коли вам задають питання, а ви хочете краще зрозуміти те, що на думці у співрозмовника. Ось кілька прикладів.

;"Сенді, в вашому питанні я чую деяку заклопотаність. З чим це пов`язано?"
;"Боб, будь ласка, допоможіть мені зрозуміти: що викликало таке питання з вашого боку?"
Як свідчать ці приклади, ви з мовця перетворюєтеся в слухача. Ваша мета полягає в тому, щоб краще зрозуміти, з яких міркувань виходить співрозмовник. Реагуючи таким чином на порушене питання, ви, швидше за все, торкнетеся суті проблеми, а не будете надавати інформацію, яка, можливо, не хвилює або не цікавить вашого співрозмовника. Тому навіть коли вам необхідно щось сказати, якщо ви спершу вислухаєте співрозмовника, це буде найкращою стратегією, з якої слід починати.
перевіряємо розуміння

Найчастіше більш продуктивним способом встановити, чи було ваше повідомлення сприйнято правильно, є спроба попросити одержувачів пояснити, що вони зрозуміли з ваших слів. Ця рада трохи відрізняється від того, коли ви просите співрозмовника висловити думку про ваш повідомленні. Тут ви самі, без допомоги іншого комуніканта, намагаєтеся розібратися, що він думає про вашому повідомленні.

Для того щоб перевірити розуміння, після довгих повідомлень задавайте відкриті питання. Іноді ви можете випередити своє питання приблизно таким зауваженням.

;"Щоб переконатися, що я правильно все зрозумів, дайте відповідь мені, будь ласка, на питання: про що, як ви думаєте, йшлося в моєму повідомленні?"

Перевіряючи час від часу розуміння, ви виправили можливе нерозуміння і заохочуєте своїх слухачів висловлювати свої думки, щоб дати вам зрозуміти, коли їм щось не ясно.

Вникаємо в те, як сприймаються ваші повідомлення

Цей останній рада пов`язаний з розумінням невербальних повідомлень, які співрозмовники іноді передають в процесі сприйняття ваших слів. Зверніть увагу на тон голосу, мова тіла і особливо на вираз обличчя. Іноді ви можете помітити погляди, що виражають здивованість або замішання.

Якщо ви бачите подібні погляди - відреагуйте, замість того щоб продовжувати своє повідомлення. Іноді це можна зробити, підстроївшись під манеру і темп свого співрозмовника. Ще краще, якщо ви будете прямі і відобразіть то, що, як вам здається, ви бачите.

;"Здається, ви спантеличені тим, що я говорю. Будь ласка, розкажіть, що ви про це думаєте ".
Такі відображення заохочують одержувачів ділитися своїми міркуваннями і надають вам можливість підлаштуватися під слухача або висловитися з приводу його заклопотаності. Це поведінка перетворює вас з невербально чутливого коммуниканта в вербально чутливого, що спрощує ваше завдання - висловити своє повідомлення ясно, стисло і позитивно.