Як правильно скласти лист

Будьте уважні і обережні, спілкуючись за допомогою електронної пошти. Ось кілька порад як правильно скласти лист.

Будьте НЕ багатослівні в своєму листі. Як і у випадках з діловими записками, електронні повідомлення повинні бути якомога більш короткими: якщо ви напишіть більше сторінки, ніхто не захоче це читати. Іншими словами, чим коротше ваше повідомлення, тим швидше його прочитають і зрозуміють. Якщо воно більше сторінки, але ви ніяк не можете його зменшити, тоді оформите його у вигляді вкладення, а в самому повідомленні стисло розкажіть, про що йде мова у вкладенні. У більшості випадків ви і самі вважаєте за краще короткі електронні повідомлення.

Викладайте свої погляди прямо і конкретно. Почніть з суті питання і висловіть все, що вам потрібно, як можна більш коротко. Викладіть основні факти (без подробиць) по можливості простіше, чи не перескакуючи з предмета на предмет. Спочатку зупиніться на головному і потім, якщо виникне необхідність, надайте додаткову інформацію. Зайва багатослівність в листі може більше заплутати одержувача і викличе меншу зацікавленість, ніж це зазвичай відбувається в умовах живого спілкування, коли у вас, по крайней мере, є можливість підлаштуватися під співрозмовника і допомогти йому зрозуміти ваше повідомлення.

Використовуйте конструктивну мову. Висловлюйте, т.с. пишіть свої повідомлення, як можна краще. Будьте поважні, а не різання. Уникайте обвинувальних або загрозливих висловів: "Ви не виконали те, що обіцяли" або "Якщо ви не виконаєте це, я не зроблю для вас це". Також утримуйтеся від слів-кульок (завжди, ніколи, не буду, не знаю, не можу), які можуть викликати негативні реакції. Ось кілька таких прикладів.

• Ви завжди забуваєте стежити за процесом.
• Ви ніколи не надаєте мені сприяння, коли я вас про це прошу.
• Ця ідея не спрацює.
• Ми не зможемо це виконати, знаючи так мало.

У багатьох випадках ви можете переписати своє повідомлення, щоб воно звучало більш конструктивно. Іноді вам краще самому поговорити з іншою людиною, а не посилати йому e-mail. Тут головне - говорити прямо і зосередитися на проблемі, а не на людину. Якщо хочете, щоб ваша мова була позитивною і раціональної, пояснюйте те, що ви маєте на увазі.
Коли ви набираєте все повідомлення або його фрагмент прописними буквами, у одержувача створюється враження, що ви на нього кричите. Дотримуйтеся стандартного набору, ставлячи великі літери лише на початку пропозиції.

Слідкуйте за гумором. Дуже добре, якщо у вас є почуття гумору, воно може допомогти і в роботі. Проявити його на листі набагато складніше, ніж це можна зробити в ситуації живого спілкування, коли ви в змозі відчути, як співрозмовник реагує на ваші слова. Одержувач електронного повідомлення може прийняти ваше дотепність за їдкий сарказм.

Чудово, якщо вам вдається надати наліт безпечності електронних повідомлень. Тут головне - зосередитися на утриманні, а не на формі.

Як вже говорилося раніше, непристойні жарти і глузування можуть образити одержувачів ваших електронних повідомлень. Навіть якщо вам здається, що людина захоче прочитати сумнівну гостроту, яку ви вживаєте, краще не ризикувати з подібними висловлюваннями. Навіть якщо ви в жарт відправляєте непристойні або принизливі повідомлення, вони чаші тягнуть за собою проблеми, а не сміх.

Приймайте до уваги особливості одержувача. Точно так же, як і при особистому спілкуванні, беріть до уваги те, з якими одержувачами вам доводиться мати справу, коли складаєте електронне повідомлення. Якщо ви знаєте, що людина найкраще реагує на Чітке виклад основних фактів і подій, зробіть ваше повідомлення коротким і приємним. Якщо йому подобається знайомитися з деталями, надайте роз`яснення. Якщо він звик оперувати технічними термінами, використовуйте спеціальну лексику, добре йому зрозумілу (і навпаки: нехай ваш язик буде нейтральним, якщо Одержувач не фахівець у певній галузі). Якщо ви не будете забувати, ким є ваша Аудиторія, то повідомлення будуть зрозумілі, стиснуті і шанобливо.

Не відправляйте копії повідомлень людям, які не мають відношення до проблеми.Іноді в конфліктних ситуаціях люди починають відправляти копії своїх повідомлень третім липам, що призводить до поширення чуток навколо проблеми. Керівники і без того отримують велику кількість Електронних повідомлень, тому їм зовсім не потрібно читати ще і такі, де мова йде про ті проблеми, втручатися в які немає абсолютно ніякої потреби. Крім того, інша сторона конфлікту може розлютитися, дізнавшись, що ви залучаєте в проблему людей, які не мають до неї ніякого відношення. Такі дії також можуть розцінити як порушення конфіденційності. Коли люди отримують копії повідомлень, що містять новини, вони можуть втрутитися (зазвичай говорять безцеремонно встрявати) і тим самим погіршити ситуацію.
Якщо ви вважаєте, що повинні переслати копії електронного повідомлення, в якому йдеться про делікатних питаннях, упевніться, що інша сторона або сторони, з якими ви маєте справу, згодні з вами, що це дійсно необхідно. Тут все дуже просто: не слід витрачати час і увагу іншої людини на читання непотрібного повідомлення.