Спілкування по електронній пошті

У вас виникають проблеми в процесі спілкування на роботі? А у кого їх немає? У цій частині описані деякі складності, з якими стикаються люди на робочому місці, а також надаються поради та стратегії, як з ними справлятися. Ця частина присвячена безлічі випробувань, яким ми піддаємося на роботі: від проведення офіційних презентацій до участі в інтерв`ю, від телефонної розмови з потенційним покупцем до взаємодії з вимогливим клієнтом, від підготовки співробітників до спілкування з босом. Тут ви навіть знайдете кілька корисних порад про те, як слід вести спілкування по електронній пошті .
Вам прийшов лист: як спілкуватися по електронній пошті?

Чи не зловживаємо електронної почтой.Електронние повідомлення для підтримки позитивного спілкування. У більшості організацій доступ до Internet і електронна пошта стали сьогодні звичним явищем.

За допомогою цих інструментів ви не тільки можете віртуально розмовляти з іншими співробітниками вашої компанії, але і спілкуватися on-line з людьми з інших організацій. Все більше і більше людей мають комп`ютери у себе вдома і можуть відправляти електронні повідомлення своїм друзям, родичам і колегам. В даний час, коли у вас запитують адресу, часто мають на увазі електронний.

Незважаючи на те що технічний прогрес надає нам все нові і нові засоби міжособистісного спілкування, всі вони не позбавлені недоліків і створюють безліч проблем для людей в процесі виконання їх роботи. Інформація, викладена в цій частині, допоможе вам зрозуміти, як найкраще використовувати і як не використовувати електронну пошту в ході ділового спілкування па роботі.

Примітка. Тут не йдеться про документи і доповідях, які можна послати в вигляді додатків по електронній пошті, вони самі по собі є продуктами професійної діяльності людини. Ця глава присвячена прямому спілкуванню за допомогою електронних повідомлень.

Писати чи не писати - ось у чому Питання

Повинно бути, ви схожі на деяких людей, з якими мене зводить життя останнім часом. Вони буквально цілий робочий день можуть провести, читаючи і відповідаючи на електронні повідомлення. Навіть якщо люди не займаються віртуальним спілкуванням в такому обсязі, все ж їм іноді доводиться витрачати одну-дві години в день па те, щоб отримати і відправити необхідні повідомлення. Електронна пошта стала невід`ємною частиною ділового спілкування на сьогоднішній день. Як і у випадку з будь-якою іншою формою взаємодії, вам потрібні певні здібності і досвід, щоб вміти отримувати найбільшу користь з можливостей електронної пошти.

Коли вдатися до допомоги електронної пошти

Однією з головних причин, чому електронна пошта завоювала всесвітню популярність, є швидкість і простота в зверненні. Наберіть на клавіатурі своє повідомлення і відразу відправте його кому потрібно, і ця людина дуже скоро його отримає. Використання електронної пошти набагато простіше звичайної, коли вам спочатку потрібно написати лист, вкласти його в конверт і відправити поштою, яку останнім часом стали називати черепашачою через часу, що витрачається на доставку кореспонденції. Таким чином, електронну пошту можна застосовувати в якості інструменту для досягнення багатьох комунікативних цілей (більш докладно про це в статті Як правильно казати з людьми) .

Розсилка ділових записок між офісах ». В офісі письмове спілкування не ново. У багатьох організаціях і раніше співробітники різних відділів спілкувалися лише за допомогою ділових записок. Нині їх місце зайняли електронні повідомлення, в яких викладаються новини і передаються оголошення, пов`язані зі змінами в діловій сфері, кадровому складі, курсі і т.п.

Висловлення прохань. Електронна пошта також ефективна для висловлювання різноманітних прохань. Можливо, вам потрібно сприяння в роботі над проектом або ви хочете призначити зустріч. Зазвичай люди швидко відгукуються на такі прохання.

Формулювання запитів. Іноді для того щоб швидко і без особливих витрат і зусиль отримати відповідь на питання, що цікавить, можна задати його комусь через електронну пошту. Якщо ваш клопотання не надскладний і не вимагає довгих роз`яснень, практичну цінність електронних повідомлень в цьому випадку важко переоцінити.

Підтримка зв`язку. Користь листів і листівок очевидна, вони нагадують, що за опосередкованим спілкуванням стоїть конкретна людина. З іншого боку, електронна пошта дозволяє вам написати кілька слів клієнтам, співробітникам з інших відділів, партнерам по бізнесу. Прості повідомлення, де ви пишете, що з вами сталося за останній час, і питаєте про справи одержувачів, дозволяють іншим людям, з якими ви співпрацюєте, але бачитеся не так вже й часто, зрозуміти, що вам не байдужі їхні проблеми.

Проведення поточних ділових операцій. Деякі ділові відносини будуються за тим самим раніше встановленим принципам. У таких випадках електронна пошта сприяє ефективній співпраці. Наприклад, вам (клієнту) необхідно отримати велику кількість товарів від постачальника. Останній при особистій зустрічі повідомляє ціну і терміни поставок, ви погоджуєтеся і розходьтеся. Якщо операції і переговори не вимагають довгих обговорень, електронна пошта допомагає обмінятися інформацією і завершити операцію.

Повідомлення про стан справ і останні новини. Якщо ви, припустимо, працюєте менеджером, і в вашому підпорядкуванні знаходяться агенти з продажу, які перебувають в різних місцях, або в ваші обов`язки входить спостереження за роботою фахівців-наладчиків, яких ви бачите рідко, то можете використовувати електронну пошту, щоб дізнатися, як іде виконання їх завдань.

Резюме угод і обговорень. Одним з позитивних моментів використання електронної пошти є посилення вербальної взаємодії, особливо в тих випадках, коли вже прийшли до необхідних рішень і угод або коли визначені наступні кроки. Замість того щоб сподіватися на свою пам`ять і тримати в голові все те, до чого вдалося прийти в результаті зустрічі, ви можете уявити резюме основних пунктів і відправити копії членам команди. Якщо необхідно скласти протокол зустрічі та відобразити основні етапи, особливо рішення і угоди, тут також може допомогти електронна пошта. Чи не покладаючись лише на свою пам`ять, ви збільшуєте продуктивність.

Пошук ідей. Електронна пошта може бути до речі в процесі знаходження нових ідей. Припустимо, ви працюєте над завданням або плануєте якусь подію, для цього вам необхідно розглянути всі можливі варіанти. Якщо ви для цієї мети скористаєтеся можливостями електронної пошти, знаючи, що немає особливої потреби проводити обговорення або призначати спеціальну зустріч, то безумовно заощадите час.

Надання простий зворотного зв`язку на роботу інших.

Проста зворотний зв`язок означає зауваження, зазвичай короткі і некритичні, про надання яких вас попросили заздалегідь. Часто колеги хочуть почути ваше ставлення до планів, пропозицій або іншій роботі. Якщо вам здається непотрібним вдаватися до багатослівним роз`ясненнями, то цілком можна обійтися електронним повідомленням, щоб швидко і просто викласти свої міркування.

Електронні повідомлення можуть бути ефективним способом відправки та отримання різноманітних новин та інших видів інформації в тих випадках, коли в живому спілкуванні немає особливої необхідності.