Структура ділового листа

Структура ділового листа
Сам лист починається з точного повторення в лівому верхньому кутку адреси, написаного на конверті.
З правого боку пишуть дату відправлення листа - день, місяць і рік повністю. Ще нижче - звернення, з лівого боку. Починається воно з тієї ж ввічливій форми, яка використовувалася перед прізвищем вашого адресата на конверті. Прізвище можна вказувати без ініціалів.
Наступні кілька рядків присвячують зазвичай короткої формулюванні теми листа. Якщо листування ведеться будь-яким конкретним особою, то лист закінчується зазвичай оборотом: «Щиро Ваш». У разі розсилки рекламної кореспонденції ін. Листів безособового характеру прізвище адресата не ставлять, а до назви фірми додають назву відділу, в який адресовано лист. Безіменно писати не рекомендується. Без імені можна писати листа фірмі чи установі, але проставляти в адресі оборот: «Генеральному директору», без зазначення його прізвища та ініціалів.
Завершити лист потрібно також ввічливій формулюванням. Залежно від мети листи формулювання змінюють.
При необхідності отримати швидку відповідь на діловий лист або запит можна написати наступне: «Розраховуємо, що Ви відповісте при першій же можливості».
Після закінчення листи ставлять підпис і прізвище, нижче вказують посаду і назву фірми. Якщо лист рекламного характеру, то прізвище й підпис необов`язкові.



Загальне правило для будь-якої кореспонденції - лист повинен вільно поміщатися в конверт.
На будь-якої кореспонденції проставляють зворотну адресу.
Кореспонденції, як привітання людини, кого Ви добре знаєте, висловлення співчуття, подячні листи краще писати від руки.
Перед відправкою листа перевірте орфографію.
Не варто починати лист з займенника «Я».
Постскриптум (P. S.) виносять вниз, після підпису. Нижче постскриптума ставлять свій підпис або ініціали.
Поштові листівки не використовують в діловому листуванні. Можна послати телеграму.
Будь-які повідомлення, довірена Вам, вимагає негайної відповіді. Якщо Ви не можете виконати прохання, викладену в листі, то повідомте про це відразу ж.
На привітання відповідають коротко.
Якщо виникла необхідність принести вибачення в листі, то його пишуть від руки. Відповідати на лист з вибаченнями обов`язково.
Співчуття пишуть від руки. Якщо такої можливості немає, краще послати телеграму.
Загальне правило для будь-якої кореспонденції - з лівого краю паперу до низу залишають вільне поле однакової ширини.