Чи варто писати?

Більшість проблем, пов`язаних з електронною поштою, виникають через те, що люди вдаються до електронних повідомлень тоді, коли слід було б особисто зустрітися, поговорити і вислухати один одного. Не забувайте, що спілкування за допомогою електронної пошти одностороннє і опосередковане. Відправляючи письмові повідомлення, у вас менше шансів бути правильно зрозумілим, ніж у випадках, коли ви особисто говорите з іншою людиною, так як у вас немає можливості використовувати тон і мову тіла для більшої переконливості і щирості. Насправді, коли мова заходить про делікатних, а іноді й не дуже делікатних, питаннях, люди зазвичай сприймають ваші електронні повідомлення набагато гірше, ніж можна взагалі собі уявити. Якщо ви покладаєтеся на електронну пошту замість того, щоб прямо про все поговорити, коли виникає така необхідність, ви своїми діями приводите до виникнення ворожих настроїв і напруженості в ділових відносинах.

Якщо хочете, щоб ваші відносини і далі залишалися конструктивними, а продуктивність продовжувала підвищуватися, не слід вдаватися до електронної пошти в перерахованих нижче випадках.

Коли вам потрібно дати конструктивну зворотний зв`язок на виконання якоїсь роботи
Існують два види конструктивної зворотного зв`язку: позитивна, у відповідь на гарне виконання роботи, і негативна, коли якість виконаної роботи має бути покращено. Незважаючи на те що позитивний зворотній зв`язок через електронне повідомлення може бути добре сприйнята, вона менш значима і менш щира в порівнянні з тим же відношенням, але висловленим людині в особистій бесіді. Чим рідше позитивний зворотній зв`язок виражається словами в процесі живого спілкування, тим менше щирими здаються всі ці спроби.
Реципієнт негативного зворотного зв`язку інтерпретує її набагато гірше, ніж ви задумували, і може довго переживати з приводу написаного. Коли ви висловлюєте свою оцінку за допомогою e-mail, у одержувача немає можливості обговорити з вами це питання і прийти до якогось рішення. Приватне вербальне спілкування дає можливість пояснити, чому ви так думаєте, щоб співрозмовник зміг правильно витлумачити ваше повідомлення, тобто так, як вам би того хотілося, а потім вислухати і зрозуміти його точку зору.

Конструктивний зворотний зв`язок, як позитивну, так і негативну, слід висловлювати при особистій зустрічі в неофіційній обстановці. Найкраще це робити в процесі двостороннього діалогу.

Чи варто писати?Після ваших електронних повідомлень ви майже або зовсім не отримуєте ніяких відповідей.

Ви можете опинитися в ситуації, коли на ваші запити no e-mail ви не отримали ніякого або ж лише часткові відповіді. Якщо ви і далі продовжуєте посилати повідомлення з запитами, реакція на них майже не змінюється. Причини подібних відповідей бувають різні: байдужість до вашої проблеми, занадто велика кількість інших повідомлень, щоб приділяти увагу ще й вашу думку, недостатня концентрація і невміння доводити справу до кінця. Ваша впевненість, що ви зрозуміло виклали свої думки в повідомленні, ще не гарантує, що одержувач вдумливо його прочитає і зробить те, про що ви його просите.

Якщо ви після декількох невдалих спроб будете продовжувати надсилати свої повідомлення, це може привести вас в стан крайнього роздратування, а тим, хто і так не хоче помічати ваші електронні повідомлення, дати додаткову підставу і далі їх ігнорувати. Замість цього поговоріть з людиною, щоб дізнатися, що сталося, і визначити час, коли ви зможете отримати відповідь на свій запит. Незважаючи на те що вам. можливо, доведеться кілька разів передзвонити, щоб поговорити з людиною про свою проблему або домовитися про зустріч, все ж це коштує того. Справа в тому, що тільки безпосередній контакт з людиною, які не бажають відповісти вам поштою, може змусити його дати вам необхідну інформацію.

Уявіть, у вас є колега, який бажає піти шляхом, який, як підказує ваш досвід, призведе до виникнення проблем, або ви сумніваєтеся в правильності позиції боса щодо запропонованих ним нововведень, або ж отримали повідомлення від клієнта, де він висловив свою незадоволеність якістю наданих послуг . В таких обставинах ваші спроби висловити свою думку, думки або почуття по одному з подібних приводів за допомогою електронної пошти лише погіршать і без того делікатну ситуацію.

Вдаючись до допомоги електронної пошти, ви позбавляєте себе можливості почути те, про що думає ваш співрозмовник. Обираючи односторонню форму спілкування в делікатних ситуаціях, підвищується ризик виникнення нерозуміння і напруги, що суперечить вашим прагненням.

У деяких організаціях відбувається так багато змін, що для співробітників перетворення стали звичним постійністю. Написані і відправлені по електронній пошті повідомлення можуть підтвердити оголошення і свіжі новини про перетвореннях і ініціативах, але якщо вони залишаться єдиною формою спілкування, то здатні викликати певне занепокоєння.
Тільки безпосереднє живе спілкування на тему значних змін допомагає бути в курсі і не хвилюватися, якщо щось невідоме або незрозуміло. При опосередкованому спілкуванні ви втрачаєте можливість пояснити, які підстави для нововведень є у керівництва, відповісти на питання співробітників, заохотити бажання надати посильну допомогу і обговорити хвилюючі проблеми. Недолік інформації часто заповнюється швидко розходяться чутками і плітками, що призводить до неприйняття змін.

Ви хочете посилити конфлікт? Тоді спробуйте заговорити про нього по електронній пошті. Прагнення вирішити конфліктну ситуацію за допомогою даного інструменту є одним з основних видів зловживання ним.

Завдяки неправильного застосування цього технологічного досягнення в теорію комунікації увійшли нові терміни - люті (flaming e-mails) і огидні повідомлення (nasty grams). З їх допомогою люди намагаються в різкому тоні апелювати або скаржитися іншим і розповісти про ті проблеми, які їх турбують. Найчастіше після цього одержувачі, скривджені неприємними словами на свою адресу, відправляють у відповідь, не менше люті, повідомлення. При цьому сторони можуть також надсилати копії і іншим людям, які не мають відношення до конфлікту. Такі негативні комунікативні дії посилюють напруженість і ніяк не сприяють вирішенню проблеми.

Коли людина таким чином намагається поговорити про конфлікт, створюється враження, що він ховається за своїм повідомленням, - це свідчить про пасивно-агресивному підході до спілкування, про який я розповідав раніше. Єдиним перевіреним методом вирішення проблем є безпосереднє живе спілкування - або при особистій зустрічі, або по телефону, якщо ви перебуваєте далеко один від одного. Тут вам комп`ютерна технологія не допоможе.

Увага, тільки СЬОГОДНІ!