План розмови

Час від часу на роботі ви можете зіткнутися з ситуаціями, коли вам доводиться мати справу зі делікатними проблемами або важливими питаннями. Потрібно, щоб такі непрості взаємодії протікали продуктивно.

Якщо ви не підготовлені і намагаєтеся зробити це з натхнення, у вас менше шансів на успішний розмова. Якою має бути план розмови? Із стратегією ви більш підготовлені до таких непростих ситуацій і маєте в своєму розпорядженні планом дій, які зробите в ході серйозної зустрічі. Коли є план розмови, у вас, безсумнівно, з`являється більше шансів досягти позитивних результатів, на які ви розраховуєте, ніж коли ви дієте експромтом.

Знаємо, коли складати план розмови

Таку підготовку слід здійснювати в особливих випадках - в критичних ситуаціях, в яких необхідно торкнутися делікатні питання, коли надзвичайно важливо бути послідовними
тельним і обережним у своїх словах, щоб вплинути на досягнення позитивних результатів. До таких обставин можна віднести наступні:

- висловлювання пропозицій вищестоящому руководству-
- обговорення проблем і конфліктів з іншими -коммунікантамі-
- зустрічі з кліентамі-
- збори і наради команди-
- повідомлення важливих новостей-
- переконання інших підтримати вашу ініціатіву- s проведення важливих презентацій.

Розробляємо свій план розмови

Метою розробки плану є організація ваших комунікативних дій під час розмови з іншими людьми. Розробляючи свій план спілкування, ви плануєте схему розмови в письмовому вигляді, докладаєте відповідні документи і наочне приладдя, які знадобляться вам на цій зустрічі.

Наступні статті присвячені ключовим підказкам, на які слід звернути увагу в процесі розробки свого плану спілкування.

Спочатку виконуємо домашнє завдання

Ви повинні знати, яке дослідження потрібно провести, які дані зібрати, в яких питаннях краще розібратися. Немає нічого гіршого, ніж коли ви уявляєте якусь важливу інформацію людині, від якого буде залежати прийняття остаточного рішення, і при цьому втрачаєте істотні моменти або викладаєте факти в неправильному порядку, що не проведе належного враження на вашого співрозмовника.

На людей справляє велике враження той факт, що ви приходите на важливу зустріч і демонструєте добре виконане домашнє завдання. Те, як ви проводите свою презентацію, свідчить, наскільки добре ви все обдумали і підготували, що збільшує шанси на сприйняття Вашого повідомлення так, як ви того самі хочете.

Враховуємо особливості аудиторії в своєму плані

Розробка вашого плану розмови залежить від людей, яким ви будете надавати інформацію. Нижче наводиться кілька факторів, які вам слід взяти до уваги.

- Хто ваша аудиторія і що для неї важливо?
- Про які слабкі місця вашої аудиторії ви знаєте (ті складні питання, які повинні торкнутися, і ті делікатні моменти, від обговорення яких вам слід утриматися)?
- Наскільки добре вони вас можуть зрозуміти і якою мовою з ними найкраще говорити під час обговорення проблем?
-Коли і де з ними найкраще обговорювати ваше запитання?
- З якими можливими запереченнями і негативними реакціями ви зіткнетеся і як найкраще з ними впоратися, якщо все-таки вони виникнуть?

Перш ніж підготувати план розмови, виконайте домашнє завдання і зверніть увагу на ці фактори. Якщо не з`являється інших складнощів, підготовка і планування допоможуть вам зробити своє повідомлення прийнятним для одержувача. У ньому правильно будуть розставлені акценти, і ви зможете розраховувати на сприятливі реакції з боку співрозмовника.

Змальовує свій план спілкування

Якщо ви виконали домашнє завдання і врахували чинники, пов`язані з вашою аудиторією, то готові розробляти письмовий план розмови. Ось ті ключові моменти, які повинні бути відображені у вашій схемі.

Позначте предмет розмови і при необхідності надайте контекст.
Сформулюйте свою мету, тобто скажіть, чого ви хочете досягти в кінці цієї зустрічі. Усвідомте для себе і говорите іншим, що чекаєте позитивних результатів.

Проінформуйте своїх слухачів про те, яких дій ви від них очікуєте, щоб вони могли сприйняти ваше повідомлення найкращим чином.

Визначте ключові моменти і послідовність, в якій ви хотіли б їх викласти.
Згадайте, які історії та анекдоти можуть допомогти вам висловити свої думки і коли саме слід їх розповідати.

Вирішіть, чи будете ви використовувати наочні посібники і на якому етапі найкраще їх представити.

Також визначте, коли ви додасте мого повідомлення отгенок позитивності, продемонструвавши аудиторії, які позитивні результати можуть дати ваші пропозиції, можливі рішення проблеми, висловлені вами, або ідеї перетворень, які допоможуть здійснити необхідні удосконалення.

Вирішіть, коли ви очікуєте реакції одержувача, в якийсь певний момент (наприклад, після презентації) або в будь-який інший час (по ходу вашого виступу).
Підготуйте кілька питань, які заохотять висловлювання думок з боку аудиторії.
Якщо ви припускаєте, що почуєте певні питання, постарайтеся підготувати на них відповіді.

Вирішіть, як ви хочете завершити розмову - від підсумовування основних пунктів до підтвердження угоди або схеми подальших дій.