Порядок денний

Крім того, що ви прагнете задати позитивний тон, також потрібно визначити структуру (організацію) вашої зустрічі, щоб вона не проходила безцільно. Обговорення конфліктних ситуацій без чіткого плану рідко завершуються прийняттям конструктивних рішень.
Для того щоб скласти хороший план розмови, коли ви почнете обговорення, зробіть наступне.

Скажіть, що у вас є проблема. Етап формулювання проблеми покликаний поінформувати співрозмовника про те, що у вас є серйозна і важлива тема для розмови. Скажіть про це на самому початку. Це загальне зауваження, де ви вказуєте предмет обговорення ( "Дмитро, я хочу обговорити кілька проблем, які, як мені здається, виникли з нашим проектом ABC `) або просто згадуєте, що у вас є питання, що турбує питання, який ви повинні обговорити.

Сформулюйте своє позитивне намір. Переконайте співрозмовника в своєму конструктивному настрої, висловивши позитивний намір і повідомивши йому, що вірите в його найкращі наміри, (див. Попередні статті).

Намітьте порядку денного. Порядок денний описує загальний хід розмови. Якщо вона складена правильно, то описує використовуваний вами процес розв`язання проблеми, направляючи спілкування в потрібне для вас русло. Порядок денний являє собою набір заголовків, а не окремі теми для обговорення. Наприклад.

"Дмитро, під час сьогоднішньої нашої зустрічі я, по-перше, хочу поділитися з вами своєю стурбованістю з приводу недавніх подій, а потім почути вашу точку зору.
Після цього нам слід обговорити можливості поліпшення ситуації, оцінити, яка з ідей може підійти нам обом і, врешті-решт, визначити вартість нашого плану і час, за яке ми зможемо домогтися результатів ".

цей огляд порядок денний дає можливість слухачеві отримати відомості про те, що має відбутися в ході розмови. Ваші слова повинні звучати чітко і ясно, не залишаючи місця сумнівам і двусмисленності- з їх допомогою ви переходите від обговорення проблем до їх вирішення, що робить розмову послідовним, логічним і позитивним.

Наметове хід обговорення, ви обидва знаєте, чого слід очікувати під час зустрічі. Якщо ви або ваш співрозмовник відхиліться від головної теми, то зможете використовувати порядок денний для того, щоб повернутися до обговорення головного питання. Порядок денний підтверджує ваше позитивне намір, тому що ви повідомляєте слухачеві, що вашою метою є пошук і прийняття рішення.
Зазвичай, якщо в розмові беруть участь двоє людей, немає необхідності надавати співрозмовникам письмовий варіант порядку денного перед початком зустрічі. Але якщо в обговоренні беруть участь кілька осіб, то відповідна роздруківка зробить зустріч більш структурованою і продуктивною.