Складнощі в спілкуванні

Проблеми є частиною будь-якої професійної діяльності. Насправді багатьом співробітникам і платять за те, що вони розробляють можливі шляхи вирішення складнощів. Тому не дивно, що вам доводиться часто говорити про проблеми.
Дуже важливо те, як ви про це говорите і яка мова при цьому використовуєте. У даній статті розглядаються варіанти мови, які погіршують і без того складності в спілкуванні, і ті, які, навпаки, допомагають швидше знайти позитивні рішення і встановити хороші робочі відносини.

Якщо ви будете уникати обговорення виниклих проблем, то перетворитеся на пасивного коммуниканта, а якщо звинувачувати інших у виникненні проблем, то в агресивного або пасивно-агресивного. що теж навряд чи змінить ситуацію на краще.

Коли в розмові ви концентріруетесь лише на проблемах і на винуватців, ваша мова стає негативною, і при цьому своїми словами ви викликаєте ворожі реакції і додаткові складності в спілкуванні. Наступні висловлювання призводять до того, що люди зациклюються на своїх проблемах і не можуть знайти позитивні варіанти їх вирішення.

- Хто в цьому винен? - Чому ти так вчинив?
- Від тебе не дочекаєшся допомоги, коли мені це насправді потрібно.
- Чому ти створюєш стільки проблем на порожньому місці?
- Ну чому ти не можеш зробити все так, як потрібно?

Список можна продовжувати до нескінченності. Тон всіх цих повідомлень - обвінітельний- вони перешкоджають конструктивному обговоренню і викликають прагнення оборонятися або піти від розмови.

При позитивному обговоренні проблем використовуються слова і твердження, що заохочують подальший діалог і напрямні увагу на прийняття рішень.

Коли ви використовуєте мову рішень, то говорите про проблеми рівно стільки, скільки потрібно, щоб зрозуміти їх, при необхідності проаналізувати, а потім обговорити з іншими можливі дії щодо їх вирішення. У наступному списку представлені кілька технік, які допоможуть вам говорити мовою, орієнтованим на пошук і прийняття рішень.

- Візьміть на себе відповідальність за своє повідомлення, коли описуєте проблему. У своїх висловлюваннях вживайте займенники "я", "мені", "мій" замість "ти" або "ви".
-Як підказує мені мій досвід, ця проблема пов`язана з тим, що ...
-Мені здається, відбувається наступне ...
-Затверджуйте тільки те, що бачите або знаєте. Говорячи про проблемні ситуації, потрібно описувати тільки те, що вам доводилося бачити, чи то, що ви знаєте про цю ситуацію. Не слід висловлювати суб`єктивні судження або припущення без достатніх на те підстав.
-Заохочуйте розвиток діалогу і питання. Проблеми найкраще можна визначити, проаналізувати і вирішити, співпрацюючи з іншими людьми. Щоб заохотити розвиток діалогу, використовуйте метод уточнення (докладніше див. Розділ 5). Така поведінка робить розмову більш конструктивним. Не забувайте, що не слід зловживати обвинувальними питаннями, які починаються часткою з чому.
-У чому ви бачите можливі причини цієї проблемної ситуації?
-Давайте обговоримо деякі ідеї, які могли б допомогти впоратися зі ситуацією, що склалася.
-Як би ви реалізували таку ідею?
-Зосередьтеся на прийнятті рішення. Ось кілька виразів, які звернуть увагу на розробку можливих рішень.
-Вибір: "Давайте розглянемо деякі можливі варіанти вирішення ситуації".
-Ідея: "У мене є ідея, яка може вирішити цю проблему".
-Рекомендація: "Я рекомендую вчинити так".
Пропозиція: "Я можу внести пару пропозицій, як впоратися з цією складністю".
-Рішення: "Давайте подивимося, які рішення могли б нам допомогти".
-План: "У мене є план, який міг би допомогти вирішити цю проблему".

Робіть акцент на цих словах, якщо хочете взаємодіяти з іншими співрозмовниками для вироблення певних рішень. Вони сприяють тому, що люди почали усвідомлювати рішення, а не зациклюються на самих проблемах занадто довго.

- Чи не піддакувати, але і не будьте незговірливим.
Під час обговорення проблемних ситуацій з іншими комунікантами ви можете не погоджуватися з їхніми думками з приводу самої проблеми або ж навіть шляхів її вирішення. Замовчувати свою незгоду - не вихід.

Замість цього слід висловити свої думки, але при цьому не варто вдаватися до негативного мови, який орієнтується на проблеми і лише зрідка торкається шляхи їх вирішення.

-Я не знаю, що ми можемо зробити.
-Я повністю не згоден з такою ідеєю.
-Ми не можемо так вчинити.

Щоб під час суперечки залишатися конструктивним, ваш тон повинен бути щирим, а не різким і критикують. Висловіть то, з чим ви не згодні, але не просто констатуйте факт, а дайте деякі пояснення. Потім, якщо це можливо, запропонуйте якусь альтернативу.
Наприклад, коли ви не згодні з думкою, висловленою іншим співрозмовником, можете почати свою відповідь приблизно так.

-Джо, я не згоден з цією точкою зору, але дозвольте мені пояснити причини.
-Сью. дозволь мені запропонувати іншу альтернативу, яка, можливо, буде навіть корисніше й ефективніше.