Вимоги до реалізації функції цілепокладання

По відношенню до будь-якого з типів цілей висуваються певні вимоги, що забезпечують їх конструктивність. Ці вимоги зафіксовані в

понятті основних характеристик цілей.

Головною характеристикою «добре поставленої» цілі є її визначеність. Вона має два аспекти - об`єктивний і суб`єктивний.

Об`єктивно визначеність означає, по-перше, чіткість і однозначність формулювання мети, що містить повний опис всіх параметрів майбутнього

результату, який їй пропонується.

По-друге, визначеність об`єктивно вимагає конкретності в способах завдання цілей і її змісту, включаючи допустимі часові обмеження для її

досягнення. У тих випадках, коли це можливо, мета обов`язково повинна бути представлена не тільки в якісному, але і кількісному вигляді

(Вимога вимірності цілей). Тим самим забезпечується об`єктивність перевірки ступеня досяжності мети.

У суб`єктивному плані визначеність мети означає повне і точне її сприйняття виконавцями саме в тому сенсі і в тому аспекті, в якому вона була

спочатку сформульована. Це, в свою чергу, вимагає від керівника вміння формулювати з обов`язковим урахуванням особливостей (культурних,

загальноосвітніх, психологічних) тих, хто її буде реалізовувати. Мета повинна бути тому сформульована «на мові» її виконавців.

Іншою важливою характеристикою цілей є їх реалістичність, тобто висока ймовірність досягнення в сформованих конкретних умовах (інше

назва цієї характеристики - «досяжність»). При всій зрозумілості та очевидності цієї властивості його реалізація в повсякденній практиці управління

пов`язана з великими труднощами і навіть - глибинними суперечностями управлінської праці.

З одного боку, керівник зацікавлений в максимізації і ускладненні цілей, які він ставить перед підрозділами або окремими

виконавцями.

З іншого боку, він не може при цьому не враховувати реальні обмеження груп або окремих індивідів в плані можливості виконання цілей. для

цього керівник повинен їх, принаймні, знати і вміти враховувати. Однак останнє пов`язане з великими додатковими зусиллями з діагностики

цих обмежень, на що часто керівник просто не здатний або не хоче йти.

В ідеалі мета повинна виступати тому як своєрідний оптимальний компроміс між нормативними вимогами керівництва і реальними

можливостями виконавців. Коли він порушується (частіше, звичайно, в сторону нормативних вимог), зменшується не тільки об`єктивна ймовірність

досягнення мети, але знижується або навіть повністю блокується суб`єктивна мотивація виконавців в процесі її досягнення.

Одним з найбільш важливих в психологічному відношенні є властивість обгрунтованості, зрозумілості цілей для тих, хто їх буде реалізовувати. це -

вирішальна умова трансформації нормативної (формальної) цілі в реально прийняту. Важливе значення в цьому плані має показ тісному зв`язку

будь-якої знову формованої формульованій мети з більш загальними і вже прийнятими підлеглими цілями організації.

Ключовим параметром сукупності цілей організації є поняття їх взаємно-підтримуючого характеру. Це означає, що ефективність

досягнення різноманітних і різнорідних цілей організації вимагає забезпечення положення, при якому дії по їх реалізації не заважали б один

одному, а навпаки - сприяли цьому. Дана властивість, однак, настільки ж значимо, наскільки великі і труднощі його реалізації. Останнє пов`язано з дуже

явною несогласуемостью ряду цілей, а часто - їх антагоністична.

Ефективне управління вимагає, далі, доступності цілей перевірки - контролю, а також вживати санкції за його результатами. У зв`язку з

цим до цілей ставиться вимога верифіковані (тобто дослівно - можливості перевірки).

Ця вимога є комплексним і включає ряд більш приватних характеристик. До них відносяться чіткість, конкретність і визначеність постановки

завдань: по можливості - кількісне їх вираження, можливість вимірювання (ширше - діагностики) реально одержуваного результату і його порівняння з

метою-наявність можливостей контролю за процесом і досягнутим результатом. Однак забезпечення якості верифіковані - це в цілому досить

важке завдання, оскільки дуже багато цілі не піддаються суворому кількісному вираженню і є якісними.

Крім того, існує і сильний опір цьому з боку підлеглих, оскільки розмитий характер цілей (їх неверіфіціруеми) є

одним із шляхів, які допомагають уникнути відповідальності в разі недосягнення цілей.

У практиці управління склалися також деякі правила вироблення і формулювання цілей, які носять, в основному, емпіричний характер і

базуються на деяких психологічних закономірностях цілепокладання.

Так, психологічно дуже значущим є розведення понять цілей і завдань. При формулюванні цілей їх неприпустимо підміняти вже значно більше

певними, конкретизованими завданнями. Така підміна ставить підлеглих в набагато більш вузькі рамки і сковує їх свободу, а в підсумку -

негативно впливає на ефективність їх діяльності.

Мета хоча і повинна бути конкретною, але одночасно повинна надавати виконавцю (індивіду або групі) відому свободу вибору шляхів її

досягнення. Тим самим забезпечується подвійний ефект.

По-перше, виконавці часто краще керівника знають, як саме ефективніше досягти мети.

По-друге, сама по собі свобода вибору засобів в психологічному плані є потужним мотиватором, що активізує і стимулює

виконавську діяльність. Ці явища виявляють одне з найбільш слабких місць в діяльності більшості керівників. Лише 10%

керівників враховують даний момент і взагалі розрізняють цілі і завдання.

Далі, загальним правилом є те, що цілі повинні представляти зважений і розумний компроміс між Загальноорганізаційна і індивідуальними

(Або груповими) інтересами. Порушення балансу в цьому компромісі як в ту, так і в іншу сторону негативно позначається на ефективності

виконавської діяльності. Крен в бік загальорганізаційних інтересів може знижувати або навіть блокувати індивідуальну виконавську

мотивацію і в кінцевому підсумку, - ефективність діяльності організації.

Наступне правило стосується рівня складності цілей, сформульованих для виконавців (індивіда або групи). Ступінь складності цілей не повинна бути ні

мінімальної, ні максимальної, але і не так званої середньої, вона повинна бути трохи вище наявних можливостей її виконавців. В цьому випадку

ефект їх реалізації буде максимальним, але що ще більш важливо - сам виконавець буде постійно розвиватися, прогресувати в ході їх досягнення,

виходити при цьому «за межі» наявних можливостей.

Значущим є дотримання особливої категорії - кількісних правил, норм при формулюванні цілей. Ці норми бувають двох видів: тимчасові і

об`ємні. Тимчасові встановлюють оптимальний термін (тимчасову перспективу) для досягнення цілей, її найбільш прийнятні не тільки з

економічної, але і з психологічної точки зору терміни реалізації.

Відомо, що занадто віддалені за часом цілі мають дуже малим мотиваційним потенціалом і розглядаються людиною як щось «дуже

далеке і абстрактно-несуттєве ». Але і близькі цілі також неефективні, так як скільки-небудь великі заходи просто технічно нездійсненні

в рамках короткострокових цілей. Ці цілі не володіють високим мотиваційним «зарядом». Вважається, що часовий оптимум становить приблизно 1 рік.

Є дані і щодо оптимального числа одночасно реалізуються цілей, хоча вони менш однозначні. Однак найчастіше вказується число 4-5

(Не більше) синхронізованих за змістом і часу виконання цілей.

Слід особливо підкреслити, що в власне психологічному плані більшість з розглянутих вимог до цілей пов`язані з необхідністю

активізації мотиваційного потенціалу виконання (як індивідуального, так і групового). В цьому плані в психології управління існує правило:

кращої є не та мета, на яку треба мотивувати підлеглих, а та, яка сама їх мотивує.

Нарешті, існує ще одна категорія правил вироблення цілей системи управління - загальноорганізаційні правила. Головні з них полягають у

наступному.

- Найбільш загальна мета організації повинна містити максимально детальне і специфіковану опис кінцевого результату її

функціонування.

- Реалізація подцелей кожного нижчого рівня є необхідною і достатньою умовою досягнення цілей вищого рівня.

- При формулюванні цілей різних рівнів необхідно описувати бажані результати, але не способи їх отримання.

- Підцілі кожного рівня повинні бути хоча і узгоджені в загальному вигляді, але конкретно, за змістом, незалежні один від одного і невиведені один з

друга.

- Фундамент «дерева цілей» (нижчий рівень ієрархії цілей) повинні складати завдання, що представляють формулювання чисто виконавських робіт,

які можуть бути виконані певним способом в заздалегідь встановлені терміни.

Ключова роль функції цілепокладання в управлінні знайшла прояв і в тому, що дана функція була покладена в основу одного з найбільш відомих

підходів до організації всієї управлінської діяльності. Це метод «управління за цілями» (management by objectives - МВО). Його суть полягає в

наступному. Управління як цілісна система орієнтована на досягнення всіх цілей і завдань організації.

Це може бути досягнуто, якщо керівник кожного з рівнів ієрархії управління буде мати чітко визначену систему власних цілей, а

змістом його діяльності буде їх реалізація в межах виділених йому посадових повноважень, прав, обов`язків і часового ресурсу. цілі

кожного рівня повинні при цьому не тільки «спускатися на нього зверху» шляхом директивно-нормативних приписів, а й узгоджуватися з ними, в тому

числі - і в процесі спільного обговорення.

Сам процес МВО може здійснюватися двома основними варіантами. Перший варіант передбачає наступні етапи: 1) вироблення коротких, чітких

формулювань цілей-2) розробка реалістичних планів їх достіженія- 3) систематичний контроль, вимір і оцінка роботи і результатів-4)

коригувальні заходи для досягнення запланованих результатів.

Другий варіант: 1) визначається коло повноважень і обов`язків усіх керівників підприємства-2) здійснюється розробка цілей менеджменту в

рамках встановлених обязанностей- 3) складаються реальні плани досягнення сформульованих цілей-4) проводиться контроль, вимір, оцінка

роботи і отриманих кожним керівником результатів.

Таким чином, суть МВО - доведена до логічного і стрункого завершення децентралізація всіх управлінських функцій за основними рівнями

ієрархії організації. Причому число таких рівнів повинно бути необхідним і достатнім з точки зору ефективної реалізації кінцевої мети. Крім

того, МВО - це спосіб створення високої мотивації, що дозволяє подолати негативні наслідки надмірно жорсткого контролю за виконанням.

Будучи в цілому прогресивним, метод МВО, як і будь-який інший підхід, має і свої незаперечні переваги, і свої обмеження. До числа головних його

достоїнств необхідно віднести те, що він підвищує мотивацію і пробуджує особисту зацікавленість як керівників середніх і нижчих рівнів, так і

безпосередніх виконавців-децентралізована управління і надає йому велику гібкость- розширює і підвищує обґрунтованість бази планування

діяльності організації- чіткіше визначає роль виконавців в структурі управління і надає велику чіткість самої цій структурі;

сприяє виробленню ефективних заходів з контролю виконання.

До основних обмежень методу МВО слід віднести його порівняно велику трудомісткість, часту нездатність керівників нижчої ланки до

грамотної самостійної постановці цілей-збільшення обсягу координаційних завдань по ув`язці діяльності різних рівнів управління, об`єктивні

труднощі постановки багатьох цілей, в основному якісних.

Нарешті, відзначимо, що останнім часом все більшого поширення набуває ще один, пов`язаний з МВО підхід до організації управління - так

званий менеджмент-аудит. Він уже не обмежується специфікацією функції цілепокладання, а являє собою «дослідження всіх аспектів

роботи організації та її підрозділів з метою розробки рекомендацій зі зміни практики менеджменту і виявлення сфер діяльності, в яких

є найбільші можливості скорочення витрат і витрат виробництва ». Здійснення аудиту проводиться за допомогою докладного переліку

питань, що дозволяють отримати необхідний матеріал для подальшого аналізу стану справ в організації.

На закінчення відзначимо, що в цьому розділі представлена переважно нормативна, тобто Загальноорганізаційна характеристика функції цілепокладання, а

також ряду її психологічних аспектів. Разом з тим слід мати на увазі, що однією з головних і найцікавіших особливостей управлінської

діяльності є те, що більшість її функцій мають прямі аналогії в структурі психіки суб`єкта. Наприклад, існує самостійний

психічний процес цілеутворення.

Те ж відноситься і до інших функцій: прогнозування, планування, прийняття рішення, контролю і т.п. У психології існують процеси з

аналогічними назвами. Всі ці процеси об`єднуються поняттям регулятивних психічних процесів. Вони є психологічними механізмами

реалізації відповідних їм управлінських функцій.