Керування часом

Сучасний фахівець - менеджер, лікар, педагог і ін., - щоб домогтися успіху, повинен навчитися раціонально використовувати час, свій стратегічний ресурс.

І хоча час є єдиним непоправних ресурсом, існує реальна можливість управління часом, реальна можливість самореалізації людини в житті і в професії. І питання про те, як раціональніше використовувати час, щоб домогтися успіху без робочих перевантажень, без шкоди справі і своєму здоров`ю, варто в даний час досить гостро.

Існує безліч способів управління часом, психологами та менеджерами розроблені численні правила, проте головна умова успішності їх застосування в реальному житті - вміння людини керувати собою, оточуючими обставинами.

Закон часу як стратегічного ресурсу представлений фахівцями так [Калінін, 2006]:

ЧАС РОБОТИ = МЕТА * (СПОСІБ РОБОТИ + ЕНЕРГІЯ) - ПЕРЕШКОДИ

Оптимізувати час роботи можна за допомогою ТМ - технологічних маніпуляцій з одним з чотирьох компонентів формули: метою роботи, енергією, способом, перешкодами. Найбільш ефективний комплексний підхід до вирішення проблеми: робота відразу з декількома компонентами. Однак головний секрет управління часом - чітка постановка мети.

Мета є одним з основних елементів будь-якого виду діяльності: для того щоб прийняти рішення, вибрати засоби, провести дії, адекватні конкретній сфері діяльності і конкретного часу, необхідно мати уявлення про кінцевий результат праці.

Крім чіткого формулювання мети, необхідно вибудувати такий алгоритм досягнення поставленої мети, який в максимальному ступені буде сприяти отриманню результату і відповідати і особливостям сфери діяльності, конкретної ситуації, і особливостям самої людини. Такий алгоритм, складений з метою оптимального розподілу часу, може включати список дій, спрямованих на отримання результату, засоби і способи досягнення заявленої мети. Робота по чітко складеним алгоритмом допоможе уникнути штурмівщини, діяти в щадному режимі, зберегти енергію і здоров`я. Однією з умов ефективного використання алгоритму є його індивідуальність: врахування особливостей становить алгоритм людини і врахування конкретної ситуації. Бажано скласти індивідуальний графік працездатності, проходження якого допоможе людині більш раціонально витрачати свій енергетичний ресурс і вчасно поповнювати його.

Таким чином, зусилля, спрямовані на постановку мети, розробку алгоритму і способів діяльності, використання енергозберігаючих технологій, сприятимуть підвищенню ефективності діяльності фахівця. Однак для оптимізації часу роботи необхідно скоротити вплив можливих перешкод, або поглиначів часу, серед яких фахівці виділяють внутрішні і зовнішні перешкоди [Калінін, 2006].

Внутрішні перешкоди пов`язані з психологічними проблемами самої людини.

Зовнішні перешкоди - з неефективністю організаційної структури, її слабким функціонуванням і з соціально-психологічними причинами.

Нечітка постановка мети є одним з найважливіших «поглиначів» часу і очолює список чинників, що перешкоджають втратам часу на робочому місці.

Перешкоди (Злодії часу):

1. нечітка постановка мети;
2. відсутність пріоритету в справах, невміння вибирати головне;
3. спроба занадто багато зробити за один раз;
4. відсутність чіткого уявлення про майбутні завдання і шляхи вирішення;
5. погане планування робочого дня;
6. особиста неорганізованість ( «завалений письмовий стіл»);
7. надмірне читання документів;
8. погана система досьє;
9. брак мотивації (індиферентне байдуже ставлення до роботи);
10. пошуки записів, адрес, телефонних номерів і т. п .;
11. недоліки кооперації з іншими або поділу праці;
12. відривають від справ телефонні дзвінки;
13. незаплановані відвідувачі;
14. нездатність сказати «ні»;
15. неповна, запізніла інформація;
16. відсутність самодисципліни;
17. невміння довести справу до кінця;
18. підвищена відволікання;
19. затяжні наради;
20. недостатня підготовка до бесід і обговорень;
21. погана зворотній зв`язок і контроль;
22. балаканина на приватні і порожні теми;
23. зайва комунікабельність (товариськість);
24. надмірність ділових записів;
25. синдром відкладання справ «на завтра»;
26. надмірне бажання знати всі факти;
27. тривале очікування (домовленої зустрічі і т. п.);
28. поспіх, нетерпіння;
29. занадто рідкісне делегування (передоручення) справ підлеглим;
30. недостатній контроль над передорученими справами.

Для становлення компетентності в часі необхідно перейти від пошуку винних (серед підлеглих, керівництва) до конструктивного поділу відповідальності.

Звичайно, про наявність перешкод часу знає кожна людина, але далеко не кожен здатний протистояти їм. Серед причин - тимчасові страхи:

1. не встигнути щось зробити;
2. виявитися некомпетентним;
3. помилитися в ухваленні рішення;
4. бути гірше інших;
5. втратити роботу-втратити своє «Я».

Подібні страхи можуть виникнути в результаті реального негативного досвіду або як наслідок ірраціональних суджень, що беруть початок з раннього дитинства. Для подолання страхів можна використовувати самоаналіз, ревізію наявних ресурсів, делегування частини повноважень, допомога наставника і «групи підтримки», творчий підхід до вирішення проблеми і багато іншого.

Найчастіше людина здатна сама проаналізувати причини свого ірраціонального ставлення до часу, виявити страх.

Для топ-менеджерів характерні страхи втрати контролю і втрати свого статусу. Це викликає захисну поведінку, прагнення роздувати штат менеджерів, які контролюють один одного, проводити безліч нарад.

Менеджерів середньої та нижньої ланки часто відвідує страх невизначеності стоять перед ним завдань, строків, відповідальності.

На думку Джулії Моргенстерн [2002], секрет управління часом дуже простий: «Спочатку заплануй, що зробити, потім зроби, що заплановано».

Для реалізації цієї ради вона пропонує алгоритм norD:
N - напиши ВСЕ, що треба зробити (наприклад, п`ять дзвінків, три візиту - все потрібно розписати докладно) -
Про - оціни тимчасові рамки на кожну складову (час на кожен дзвінок, візит), потім сумміруй-
R - виріши, що реально можливо зробити (може, на все треба часу в два рази більше) -
D - дій, не відкладаючи.

Для того щоб вибудувати дійсно реалістичний план, Д. Моргенстерн пропонує скористатися формулою 4 «D»: Delete - скасувати то, без чого можна обойтісь- Delay - відкласти на час (краще - на певний) - Delegate - доручити кому-або-
Diminish - скоротити (прочитати не всю книгу, а тільки необхідну частину).

Таким чином, кожна людина, ставлячи перед собою мету, плануючи свою діяльність, повинен провести певну аналітичну роботу, оцінити ступінь необхідності змін, пов`язаних з управлінням часом, прийняти ряд рішень про характер цих змін, вибрати основні напрямки, конкретні прийоми і методи стрес-менеджменту .

Про те, що у людини з`явилися проблеми управління часом, можуть свідчити симптоми, на появу яких необхідно швидко відреагувати: перевтома, суєта, «авральний» стиль роботи, необхідність регулярно брати роботу додому і ін.

Фахівці [Калінін, 2006] виявили ряд факторів, що провокують проблеми управління часом:

1. індивідуальні особливості: особиста неорганізованість, слабка мотивація до праці, брак волі, невпевненість в собі, боязнь відповідальності, відсутність пріоритетів у справах, спроба вирішити всі питання відразу, брак професіоналізму;
2. міжособистісні взаємодії: орієнтація на розвиток відносин на шкоду справі, на змагання, недолік керівництва, брак інформації;
3. організаційно-структурні проблеми: недоліки планування, нечіткість, суперечливість вказівок, недолік повноважень, аритмія виробництва, проблеми контролю (недостатній, недоречний, тотальний), недолік технічного забезпечення та ін.

Проблема оптимізації використання часу завжди була і залишається однією з найактуальніших проблем. У 1921 році Олексій Капітонович Гаст, видатний громадський діяч, вчений, засновник Центрального інституту праці (ЦІТ), опублікував книгу «Як треба працювати», яка містить поради, актуальні і в даний час. Пам`ятка А. К. Гастєва «Як треба працювати» була вивішена в приймальні Раднаркому. Вона приводиться в Додатку 1.

Численні рекомендації менеджерам, керівникам, лікарям, юристам та іншим категоріям фахівців містяться в книгах, включаються в роботу тренінгів. Однак найчастіше запропоновані способи управління часом, логічні і чіткі, правильні і потрібні, чомусь не підходять в конкретній ситуації конкретної людини, що вирішила скористатися рекомендаціями фахівців.

Кожна людина для досягнення компетентності в часі (вміння реалізовувати задумані ним справи в заздалегідь встановлені терміни) повинен створити власну систему управління часом, яка підходить саме для нього, і дотримуватися її.

Індивідуалізація процесу управління часом.

Для того щоб індивідуалізувати процес управління часом, необхідно, щоб кожна людина, розуміючи сенс і володіючи техніками цього процесу, виявив власні ресурси, потреби, пріоритети. Тільки інтеграція загальних закономірностей і приватних особливостей людини дозволить вибудувати оптимальну для нього систему управління часом. Д. Моргенстерн пропонує приблизну схему виявлення сильних і слабких сторін планування часу, формування власних стратегій успішності. Автор, використовуючи метафору «Гардероб», порівнюй безлад в гардеробі з проблемою управління часом, виявляє схожі помилки:

• Гардероб: ми часто завішувати, змушуємо непотрібними, випадковими речами те, що дійсно є необхідним, і потрібні речі потім відшукуємо насилу, а іноді вони на довгий час губляться з нашого поля зору.

Керування часом: хапаючись за дрібні, одномоментні справи, ми відсуваємо виконання тих справ, які дійсно потрібно зробити.

• Гардероб: іноді ми намагаємося розмістити речей більше, ніж він може вмістити в себе, тобто реального місця набагато менше, ніж речей.

Керування часом: в наш план ми намагаємося вставити все, що, на наш погляд, ми повинні зробити, не враховуючи реальних ресурсів (тимчасових можливостей, фізичних сил).

• Гардероб: якщо необхідно в ситуації поспіху розмістити кілька нових речей, ми вставляємо їх в усі вільні місця. І якщо довго не проводимо ревізію гардероба, то через деякий час не можемо знайти найнеобхіднішого. І для того щоб знайти один невеликий предмет, нам доводиться вивантажувати з шафи ВСЕ речі, запихаючи їх слідом за цим поспіхом назад.

Керування часом: вставляючи в наш план непередбачені заходи, ми вносимо безлад в своє життя, «жмакаючи» інші Справи, не даємо можливості відпочити, що може стати причиною емоційного вигорання.

1. Технічний рівень: проблеми оптимізації процесу управління часом.

1. Людина виділяє час на виконання тієї чи іншої справи без урахування власного графіка працездатності і зовнішніх обставин. Наприклад, для написання звіту виділяється два ранкових години, коли багато термінових дзвінків, непередбачених відвідувань співробітників, клієнтів. В результаті звіт не може бути написаний вчасно, спілкування виявилося неефективним, а кількість невідпрацьованих справ, відкладених в довгий ящик, зростає. Або текст виступу на конференції керівник готує в нічні години, коли, незважаючи на тишу і відсутність дзвінків, йому ( «жайворонка») важко зосередитися.
2. Розрахунки тимчасових витрат вказані невірно, без урахування реальності. Наприклад, співробітник, плануючи заходи, вказує приблизні відрізки часу на кожне з них, однак до вечора очевидний збій плану.

Рекомендації: щоденний хронометраж: виділити п`ять справ, вказати, скільки часу необхідно на кожне з них. Після закінчення - вписати реальне час.

3. Прагнення виконати все необхідне самому, в результаті чого день виявляється перевантажений справами, які інша людина зробив би швидше і якісніше.
4. Планування занадто великої кількості справ. Оптимальна кількість щоденних завдань - 5 ± 2.

Екстернальний рівень.

1. Скарги на занадто велику завантаженість на роботі. В цьому випадку необхідно проаналізувати, що дійсно потрібно зробити самому, що можна передоручити іншому, а від якого з цих справ відмовитися зовсім.
2. Велика кількість відволікаючих візитів, дзвінків. Складання чіткого графіка роботи, оповіщення співробітників про години прийому, набуття навичок конструктивного відмови - все це допоможе ліквідувати труднощі управління часом на даному рівні.
3. Неорганізованість інших людей. Суворе підпорядкування графіком роботи, відмова приймати клієнтів в позаурочний час, сувора регламентація сторонніх і робочих контактів - шлях до подолання даної проблеми

«Почни з себе» - дуже своєчасний і актуальний гасло для людей, що знаходять причини власної неорганізованості в поведінці інших людей.

Психологічний рівень.

1. Страх поразки. Рецептом в цьому випадку може служити робота з ірраціональними судженнями людини, вироблення рекомендацій менеджерам типу А.
2. Відсутність пріоритетів також може стати причиною неефективного використання часу, тому спеціалісту необхідно навчитися виділяти пріоритети, ранжувати «невідкладні» справи.
3. Невигідність для людини планувати час. Іноді, якщо всі перераховані методи і прийоми виявляються неефективними, можна допомогти людині знайти причину, по якій йому дійсно невигідно керувати часом. Серед таких причин можуть бути потреба у відпочинку, необхідність змінити роботу і ін. Безсумнівно, виявлення загальних закономірностей управління часом і знання про них може надати допомогу будь-якому фахівцеві. Однак в реальних конкретному випадку способи реалізації проблеми можуть бути різними.

Кожна людина використовує наявні в нього ресурси, вирішує доступні для нього проблеми і адаптується до зовнішньої ситуації, яку він вирішити не в змозі. Відповідальність за вибір способу управління часом лежить тільки на самій людині!

Додаток 1.
Пам`ятка «Як треба працювати».
Складено за матеріалами COPYRIGHT 2004 ©
Реферати -Центр дистанційної освіти.

• Синдром емоційного вигоряння.
• стрес керівника.
• професійні стреси.