Тайм-менеджмент для початківців

Сьогодні будь-який сучасний чоловік, починаючи від дошкільника і закінчуючи бабусями і дідусями цих самих дошкільнят, стикається з проблемою «як встигнути все, що хочеш зробити, і що треба встигнути зробити».

У світі високих технологій швидкість отримання інформації і швидкість реагування на отриману інформацію збільшилася в кілька разів. Це не може не впливати на стан людини, який постійно перебуває в стані стресу.
Давайте розглянемо звичайний день офісного працівника, який очолює якийсь відділ в компанії. Припустимо, його звуть Микола. Ранок Миколи: підйом, ванні процедури, сніданок, вихід на роботу. За цей час Миколі потрібно встигнути поспілкуватися з родиною, перевірити електронну пошту, вчасно зреагувати на питання клієнтів, постачальників, перевірити новини по соціальним мережам і теж, як не дивно, зреагувати на ці новини через старанне проставлення лайків і, нарешті, самому викласти якісь небудь новини або фотографії.

Далі робочий день проходить наступним чином. Може бути, з іншою послідовністю: нараду з колегами, перевірка електронної пошти, робота над проектом, відповіді на потрібні і непотрібні запитання колег, причому як особисто, так і через засоби комунікації (месенджери), п`яти або п`ятнадцятихвилинні перерви-перекури, телефонні розмови, переговори, реагування на запити, лайки, питання з соціальних мереж, потім знову перевірка пошти і так далі по колу.

Робочий день закінчений. Після повернення додому Миколі належить повечеряти і поспілкуватися з родиною, однак Микола намагається встигнути в цей час здійснити кілька телефонних дзвінків, перевірити кілька разів електронну пошту, зайти в соціальні мережі, щоб перевірити новини.

Підрахувати проставлені лайки під викладеними їм фотографіями або новинами, подивитися телевізор.
Питання: чи задоволений Микола своїм життям, чи він встигає?

Ми припускаємо, що немає. Великий потік рутинних справ не дає йому можливості займатися основною роботою і сім`єю. Робота в умовах постійного поспіху призводить до перевтоми. Микола живе в хаосі робітників і сімейних справ, намагаючись одночасно виконати декілька завдань. Кар`єра і сімейне благополуччя повільно, але вірно виявляються під загрозою.

Офісний працівник в принципі не може виконувати свої численні справи одночасно, і ми спостерігаємо просте перемикання з одного завдання на інше. Перемикання між завданнями - менш ефективний і менш раціональний спосіб щось зробити, оскільки витрачається занадто багато часу. Микола змушений кілька разів повертатися і переглядати те, що він вже зробив, перш ніж він зможе закінчити свою роботу.

Існують різні види перемикань: колеги, що зайшли на хвилиночку, перекур, чаювання, отримання нового електронного листа, перевірка новин в соціальних мережах, перемикання на інше завдання по комп`ютеру, телефонні дзвінки.
Перемикання можна класифікувати на активні, коли ми самі їх ініціюємо, і пасивні, при яких ми змушені реагувати, оскільки вони виходять ззовні.
Перші можна контролювати шляхом розвитку в собі самодисципліни, другі - шляхом вироблення чіткого розкладу, доступного для своїх колег.
Важливо планувати свій робочий розпорядок і берегти свій час, щоб потік інформації не захлеснув тебе з головою. Ми повинні чітко усвідомити об`єктивні межі нашого часу - в годині тільки 60 хвилин, а в добі тільки 24 години. Все, що ми можемо зробити - правильно ним розпорядитися.

Для того щоб уникати пасивних перемикань, треба створити персональні «години роботи», за якими колеги, рідні, друзі чітко знали, коли ви будете вільні. Потрібно поставити очікування вашої доступності для зовнішнього світу. Наприклад, на телефоні можна поставити автовідповідач, який би містив інформацію про те, о котрій годині ви зазвичай перевіряєте електронну пошту. Це важливо для того, щоб колеги і партнери знали, коли від вас можна очікувати відповідь на їх електронний запит.

В цілому, технологія організації часу являє собою певний стиль життя, в якому велика сама цінність часу. Режим економії часу можна порівняти з режимом здорового способу життя, при якому немає місця поганий фігурі і недобру самопочуття. Звичайно, для швидкого схуднення і підтримки свого тіла в порядку, - нетривалого ефекту - ми можемо звернутися до дієт і певним вправам. Так само, як для швидкого зниження відчуття стресу шляхом контролю свого часу, ми можемо вдатися до методів технології організації часу. Однак досягнувши певного результату, ми розслабимося і знову повернемося до того стану, в якому перебували, додавши зайві кілограми і перевтома на роботі.

У збереженні хорошої фігури, здорового самопочуття велику роль грає початкове ставлення до способу життя, при якому цінність здорового харчування, фізичних навантажень, достатнього сну, свого часу висока.
Розглянемо вищесказане з точки зору процесів управління часом. В організації часу виділяють чотири процесу: 1) постановка мети-2) планування і розстановка пріоритетів, виділення першорядних завдань для виконання-3) конкретні кроки і дії відповідно до наміченого планом- 4) контроль досягнення мети і виконання планів.

Отже, 1) наша мета - схуднути і позбутися від стресу на роботі-2) розробити дієту, план фізичних навантажень, «годинник роботи» в офісі, виключити активні перемикання, знизити до мінімуму пасивні переключенія- 3) реалізовувати пункт №2- 4) контролювати проміжні і кінцеві цілі.

Тепер уявімо, що ми досягли кінцевої мети - схудли і позбулися стресу на роботі. Що нас чекає потім? Ми розслабимося, тому що перебували в напрузі певну кількість часу до досягнення мети. Ми підняли життєву планку і зупинилися. Тепер неймовірно важко не тільки далі піднімати цю планку, а й утримати її на досягнутому рівні.

У чому ж проблема? В неправильній постановці мети. Гарна фігура і відсутність стресу на роботі - це прекрасне самопочуття, яке має цінність для кожного з нас. Йому в свою чергу супроводжує здоровий спосіб життя. Тому кінцева мета в даному випадку повинна бути в здоровому способі життя.

Висновок, який ми повинні зробити висновок з цього прикладу, такий: технологія організації часу повинна бути стилем життя, що несе свою філософію управління часом, так само як і технологія організації здорового способу життя повинна бути стилем життя. Тільки тоді ми будемо отримувати задоволення не тільки від досягнення мети, але і від її реалізації.

Тепер коротко розглянемо деякі техніки управління часом.
Для розстановки пріоритетів використовується, зокрема, принцип Ейзенхауера. Він дозволяє виділити важливі і суттєві справи і визначити послідовність дій. Згідно з цим принципом, виявляють такі чотири категорії справ за критеріями важливості і терміновості.
-Важливі і термінові. Наприклад, критичні ситуації, проекти з «палаючим» терміном. Завдання такого типу необхідно виконувати без зволікання.
-Важливі і нетермінові. Наприклад, стратегічне планування в бізнесі, особистісний розвиток. Для завдань даного типу необхідно встановлювати тимчасові рамки.
-Неважние і термінові. Наприклад, спонтанні прохання або доручення «зробити щось зараз і швидко», що не належать до ваших безпосередніх обов`язків і т.п. По можливості від таких прохань слід відмовлятися або передоручати.
-Неважние і нетермінові. Це дрібниці, віднімають час (перекури, «пусті балачки», «балаканина» по телефону, перегляд серіалів і інші поглиначі часу). Необхідно прагнути усунути такі справи назавжди зі свого життя.

Відомий також принцип Парето, або принцип 20/80. Він формулюється як «20% зусиль дають 80% результату, а інші 80% зусиль - лише 20% результату». В даному випадку це правило звучить так: 20% справ (і витраченого часу) дають 80% результатів-80% справ (і витраченого часу) дають 20% результатів.
У зв`язку з цим слід спочатку виділити ті 20% справ, які дають максимальний результат, і починати з них.

Хронометраж - метод вивчення витрат часу за допомогою фіксації і замірів тривалості виконуваних дій. Для того щоб провести хронометраж, рекомендується записувати всі свої справи з точністю до 5-10 хвилин протягом хоча б двох тижнів.

Список завдань або «to do list» представляє собою перелік запланованих дій. Списки завдань зручні тим, що дозволяють не тримати в голові справи, що вимагають виконання. Завдання є коротку фразу, яка відображатиме, що потрібно зробити.

Постановка цілей по схемі SMART - відома і ефективна технологія постановки і формулювання цілей. Акронім SMART означає «розумна мета» і об`єднує великі літери від англійських слів, що позначають, якою має бути справжня мета: Specific (конкретність, мета повинна бути максимально ясною і конкретною) - Measurable (вимірність, мета повинна бути вимірна, щоб можна було зрозуміти, досяжна вона) - Attainable (досяжність, мета повинна бути досяжна з точки зору зовнішніх і внутрішніх ресурсів) - Relevant (релевантність, мета повинна співвідноситися з іншими цілями) - Time- bounded (визначеність у часі, повинні бути конкретні терміни її досягнення).

Звичайно, ми не пропонуємо дошкільнятам і їх бабусям користуватися техніками управління часом, однак батьки перших і в той же час діти друге можуть взяти на озброєння технологію організації часу для того, щоб грамотно скорегувати час своїх близьких.

Автор Світлана Єпішева

прочитайте ще
Як знайти роботу
Невпевненість в собі
Як стати профі
Мотивація для роботи