Планування робочого часу

Помилкою багатьох людей є недбале ставлення до питання планування свого робочого часу. Вони можуть вважати: ldquo-Якось так почну цей день, а далі - саме пойдетrdquo-. І в закінченні дня вони дивуються, чому ж ldquo-сама не пошлоrdquo-. Все дуже просто - йти було нікуди, не було кінцевої мети. Людина не може прагнути досягти того, чого сам не знає. Притому це правило проявляється у всьому, навіть у дрібницях. Наприклад, ви дуже хочете підключити в своїй квартирі Інтернет, і для цього вам необхідно сходити в фірму, яка надає відповідні послуги. Але спершу вам необхідно сходити на ринок, після чого у вас намічена зустріч з друзями, потім футбольний матч. Ви думаєте: ldquo-Напевно я все встигну, чого пережіватьrdquo-, що не складаєте план вашого дня і спокійно йдете на ринок. Однак ви дуже довго затримуєтеся на ринку через те, що довго не можете знайти потрібний вам товар. По приходу додому ви швидко збираєтеся до друзів, вирішивши побути з ними одну годину, після чого вирішити питання підключення інтернету. Але раптово ви заговорює з друзями і виявляєте, що пройшло цілих три години. Тоді ви швидко з ними прощаєтеся і йдете в інтернет-компанію, в якій вам повідомляють, що робочий день закінчений і просять вас прийти завтра.

Цей, на перший погляд простий, але досить наочний приклад, чітко показує основну помилку людей, які не вміють планувати свій час - відсутність плану робочого дня. Якщо ви хочете встигнути зробити всі намічені справи - обов`язково складіть план. Вам не обов`язково розписувати всі свої справи аж до секунд, але основні з них повинні бути виділені.

Доведено, що найбільш ефективно планувати справи на день з вечора, так як людський мозок має властивість працювати навіть вночі, розподіляючи справи на день грядущий і формуючи картину завтрашнього дня. Планування може бути здійснено в уявній і письмовій формі. Одразу слід обумовити, що уявне планування в рідкісних випадках увінчається успіхом, ви просто легко забудете про свої плани в той момент, коли з`являться інші думки. Це називається ефектом заміщення - одне й те витісняють інші.

Планування в письмовій формі є найбільш ефективним, так як ви завжди можете поглянути на свої плани і ніколи про них не забудете. Зовсім інше питання - чи будете ви своїх планів дотримуватися. Чи не вписуйте в свої плани тих справ, які свідомо не збираєтеся виконувати, так як це порушить послідовність інших ваших справ. Таким чином, це буде спробою обдурити самого себе. Якщо ви не планує похід в тренажерний зал, то чи не виділяйте на нього в планах цілих дві години.

Інший момент планування - наявність форс-мажорних обставин. Вони можуть траплятися скрізь і завжди, тому справжнім мистецтвом є здатність гнучкого реагування на ці обставини. Іншими словами, ваш план повинен бути гнучким, щоб його можна було підкоригувати. Якщо, внаслідок форс-мажорних обставин, ви не встигли виконати якісь важливі справи - перенесіть їх на наступний день, але не відкидайте безповоротно в довгий ящик, так ви від них не позбудетеся.

Вирішіть для себе прямо зараз, що тепер ви зробите щоденне планування майбутніх справ частиною свого життя. Заведіть щоденник, в який ви будете записувати всі важливі справи - це дозволить вам не тільки пам`ятати про те, що ви повинні зробити, але і згадувати дати подій з минулого. Так, якщо в грудні вам знадобитися пригадати, якого числа в липні місяці ви виконували певну роботу, ймовірність згадати це вкрай мала. Але завдяки щоденника ви з легкістю впораєтеся з цим завданням. Також легко ви будете пам`ятати дати всіх важливих подій, будь то дні народження колег або майбутніх семінар з корпоративного бізнесу.

Іноді може трапитися і так, що людина не дивиться в блокнот через свою велику завантаженість. В такому випадку на допомогу йому може прийти мобільний телефон. Створивши в ньому нагадування важливої події, ви ніколи його не пропустіть (якщо телефон знаходиться завжди з вами).

Успішність планування робочого часу багато в чому залежить від його раціонального використання. Якщо ви твердо вирішили добитися результату, вам необхідно буде пожертвувати деякими справами, які не приводять вас до мети. Наприклад, ви ніколи не вивчите французьку мову, проводячи 20 годин в день перед телевізором. Ви ні за що на світі не схуднете до літа на 3 кілограми, з`їдаючи по 5 тістечок в день.

Для ефективного виконання запланованих завдань намагайтеся викластися по максимуму з самого ранку, так як добившись успіху ви цілий день будете окрилені їм, що обов`язково позначиться на решти дня. Якщо ж ви вранці будете млявими і незібраними, будьте впевнені в тому, що також у вас пройде цілий день. Саме тому кращі справи робляться з ранку.

І остання порада - згрупуйте свою роботу в окремі блоки, переходите до наступного блоку після виконання першого. Якщо у вас в планах 30 телефонних дзвінків і написання 20 листів, ефективніше буде закінчити з дзвінками і перейти до листів. Чому? Та тому що перемикання з одного виду роботи на інший вимагає адаптації, а, отже, і витрат часу.