Планування діяльності - навик вашої ефективності

Час лише удосконалює нас ..

Правильно спланована робота або інший вид діяльності є запорукою успішного виконання поставленого завдання і являють собою інструмент самоорганізації. Для того щоб ви могли навчитися самостійно планувати свій час і діяльність, ми наводимо кілька конкретних кроків, які допоможуть вам. Однак, перш, необхідно розібратися з термінологією і зрозуміти, чому так важливо правильно планувати свій час і роботу. Напевно, ви знаєте, що успішні люди прекрасно володіють інструментом планування.

Планування діяльності є одним із секретів успішної людини.

Нижче наведені причини, що пояснюють, чому планування - це важливий інструмент в питанні самоорганізації та самовдосконалення.

Планування діяльності - це карта вашого дня.
Якщо ви навчитеся планувати свій час і справи з вечора, з настанням нового дня ви виграєте, як мінімум, годину часу активної діяльності. З вечора ви здатні запланувати не тільки час пробудження і піднесення, а й скласти план роботи на кожну годину наступного дня. Зазвичай людина, не склав план дій на день, від одного до п`яти хвилин витрачає на те, щоб визначити поле діяльності. Але за цей період неможливо вірно визначити пріоритетні завдання та другорядні, неможливо врахувати все те, що потребує вашої уваги. Вирішивши скласти ефективний план дій, людина, яка не звикла до цього, витратить не менше години робочого часу. Розуміючи, що час буде витрачено, людина, як правило, вирішує не складати ніякого плану, а діяти за натхненням: «Що пам`ятаю, те й роблю». Але такий підхід начисто позбавлений ефективності. Приступивши до одному завданню, людина раптом згадує про інший, ще більш важливого завдання, перемикає на неї свою увагу. У процесі він відволікається, так як думки переключаються з одного на інше. В результаті, не виконана жодна, ні друге завдання. Найчастіше людина поспішає виконати термінові справи. Але термінове не означає дійсно важливе і значуще для самої людини. Навряд чи термінова справа матиме позитивний вплив на подальше життя людини.

Одна хвилина часу, витрачена на планування своєї діяльності, економить десять хвилин, витрачених на виконання поставленого завдання. Таким чином, навчившись планувати свою діяльність, ви зможете отримувати 200 відсотків віддачі від вкладеної енергії.

Тому, хто звик планувати роботу на завтра, не потрібно більше дванадцяти хвилин, для того щоб розписати всі необхідні справи, розподіливши їх у пріоритетному порядку. Витрачені напередодні дванадцять хвилин дадуть вам можливість заощадити два години продуктивності, що, безумовно, якісно підвищує рівень продуктивності вашої роботи. Якщо помножити цей час на кількість днів у календарному місяці, то вийде, що в місяць ви здатні економити до п`яти робочих днів. Здорово, чи не так!

Планування діяльності вчить правильно визначати пріоритети.
Уміння вірно визначати пріоритетні напрямки діяльності допомагає позначати найбільш важливі, перспективні і значущі місця. Часто відбувається так, що людина витрачає час на те, що йому до душі, на те, що приносить йому задоволення. Однак пріоритетне місце повинно бути відведено тому, що необхідно виконати. Небажання концентруватися і віддавати перевагу головному призводить до того, що людині так і не вдається досягти поставленої мети.

Планування діяльності програмує розум людини.
Ви, напевно, не раз стикалися з такою ситуацією, коли в залежності від того, наскільки чітко сформульовано ваше бажання, воно з більшою або меншою легкістю втілюється в життя. Планування - це унікальний процес, який допомагає людині усвідомити, до чого в дійсності він прагне і, в підсумку, що втілює ці прагнення в життя.

Іноді людина, лише думає, що йому необхідно виконати якусь справу. Але в дійсності, він легко може обійтися без цього. Такі справи, що володіють надуманою важливістю, мають низький пріоритет і з часом, зовсім зникають зі списку обов`язкових для виконання.

Розберемо конкретні методи планування.

Щовечора виділяйте час для того, щоб скласти план, в якому будуть за ступенем важливості перераховані всі справи, які вам необхідно виконати. З настанням нового дня приступайте до виконання справи, записаного під пунктом 1. Не переходьте до наступного завданням, поки не буде завершено перше. Дотримуйтесь черговість виконання всіх записаних вами справ. Не переходьте до наступного, не завершивши попереднє. Зупинитися і недоробити ви можете лише в тому випадку, якщо втручаються обставини, змінити які ви не в силах. Але і в цьому випадку докладете всіх зусиль, для того, щоб як в якомога коротші терміни завершити розпочате. Впоравшись з одним завданням, приступайте до вирішення наступного.

Методи і способи планування.

1. Планування для початківців
   Для того щоб навчитися планувати свою роботу, на початковому етапі вам знадобиться лише ручка і лист паперу. Запишіть всі справи і плани, які вам необхідно буде виконати завтра. Справи повинні бути розподілені за ступенем важливості їх виконання. У міру виконання кожного пункту, викреслюйте його зі списку. У цьому методі немає нічого складного, але спробувавши виконувати свої дії відповідно до плану, ви здивуєтеся тому, наскільки цей спосіб ефективний. Даний метод дозволяє планувати розвиток подій на один майбутній день. Згодом ви усвідомлюєте, що ви можете планувати своє життя на набагато більш тривалий термін.
2. Поліпшення умов планування
   Для того щоб поліпшити умови, в яких ви плануєте майбутні справи, вам потрібно буде придбати: щоденник, щоденник і календар планування. Розберемо більш докладно.

щоденник - спеціальний блокнот, в якому записані ваші зустрічі і необхідні справи на кожен майбутній день. Ви можете використовувати щоденник також і для того, щоб фіксувати в ньому найбільш важливі пункти майбутнього дня, тижня чи місяця. Щоденник дає можливість записувати важливі думки, що приходять в голову. Слід ставитися до щоденника як до місця, в якому зосереджена найбільш важлива і значуща інформація, що стосується подій майбутнього дня. Щовечора необхідно виділяти час для того, щоб записати майбутні події і справи, які ви будете виконувати на наступний день. Тут діє одне правило: «Не приступайте до нового дня, не завершивши його планування». Завдяки цьому правилу ви з часом зрозумієте, що в ваших силах планувати не тільки події майбутнього дня, але і стежити за своїм здоров`ям, покращувати свій добробут, підвищувати якість життя. Коли ви не плануєте майбутній день, найменшою втратою стане один годину втраченого часу, найбільшою - весь день. Чи не визначивши пріоритети, людина приступає до виконання другорядних справ. У підсумку, він приходить до кінця дня з думкою про те, що весь день витрачений невідомо на що, а результату немає.

Висновки, пов`язані з необхідністю використання щоденника:

1. Внесіть впорядкованість в своє життя. Складіть докладний план майбутніх справ і подій, які потрібно виконати на наступний день.
2. Проаналізуйте записане. Розподіліть справи за ступенем важливості. До того, як ви приступите до виконання справ, повинні бути розставлені чіткі пріоритети.
3. Привчайте себе витрачати сили тільки на виконання важливих і значимих справ, які приведуть вас до бажаного результату. Зумівши виробити звичку складати план майбутнього дня, ви зможете на порядок підвищити продуктивність праці.

щоденник - письмовий (електронний) носій, що містить в собі ті мудрі і значущі думки, які ви коли-небудь зустрічали у своєму житті. Мудра ідея може виходити практично від будь-якої людини. Безцінна думка може прийти до вас в будь-який момент. Для того щоб не втратити і не забути її, потрібен щоденник. Не давайте шансу хорошою ідеєю вислизнути від вас. Велика думка здатна в корені змінити життя людини. Щоденник - це така річ, яка завжди повинна знаходитися поряд з людиною.

Календар планування. Використання календаря планування (планера) дозволяє складати плани на термін, довший, ніж один день. Коли ви розумієте, що планування на один день ефективно, це означає, що ви можете планувати справи на більш тривалий термін - тиждень. Діє така сама процедура: «Не приступайте до справ майбутнього тижня, поки не буде завершено її планування».

Освоївши планування тижні, переходите до наступного етапу - починайте планувати свої дії на місяць вперед. І тут також діє правило: «Не приступайте до справ майбутнього місяця, поки ви не запланували його».

Після цього ви зможете формувати цілі майбутнього дня у відповідності з тими, що ви поставили на більш тривалий термін: три місяці, півроку і рік. Можливо, ви думаєте зараз про те, що планування діяльності забирає час, викликає деяку напругу. Але, навчившись планувати своє життя, ви зможете досягти набагато більш серйозного і вагомого результату, ніж, якщо ви не освоїте цю науку. Кожне скоєне вами дію буде більш осмисленим і ефективним в порівнянні з незапланованої роботою. Так, ви повинні підійти до планування з почуттям відповідальності і дисциплінованості. Але, навчившись планувати, ви станете господарем часу. Само по собі планування допомагає більш ясно і чітко формулювати майбутні справи, що допомагає швидше реалізувати поставлену мету. Уміння постійно планувати свій час дає можливість визначати той вид діяльності, який володіє більш значущими пріоритетами. Це також веде до підвищення ефективності виконаної роботи.

Читайте також статті по близькі до даної теми:
Управління часом: Практичні Поради
Синдром постійної Недостачі Часу