Як встигнути зробити більше за менший час

Чи бувало з вами так, що, озираючись на результати минулого тижня, ви з смутком відчували, що зробили не так багато, як розраховували? При побудові бізнесу ваш час, можливо, ваш найцінніший капітал, а ваш дохід - прямий наслідок того, як ви розпоряджаєтеся своїм часом. Ви не можете купити більше того, що вам дадуть, а годинник цокає завжди. Кілька років тому я відкрив просту систему, яка дозволила мені майже втричі збільшити мою продуктивність, і в цій статті я поділюся з вами деякими дуже практичними ідеями, якими ви зможете скористатися негайно для підвищення своєї ефективності, продовжуючи працювати не старанніше, ніж звикли до сих пір .

Ведіть детальний діловий щоденник. Перший крок до того, щоб навчитися краще управляти своїм часом, полягає у з`ясуванні того, як ви зазвичай проводите свій час. Ведення ділового щоденника - дуже ефективний спосіб зробити це, і, спробувавши це лише одного разу, ви негайно отримаєте величезну порцію знання того, на що насправді йде ваш час. Самого акта відстеження часу часто буває досить для того, щоб витягти ваші несвідомі звички на поверхню свідомості, де у вас згодом буде шанс розібрати їх більш детально.

Тепер про те, як вести діловий щоденник. Протягом усього дня записуйте час початку і завершення будь-якої своєї діяльності. Задумайтесь про використання секундоміра з метою фіксування тимчасових інтервалів для кожної діяльності. Ви можете робити це протягом тільки свого робочого дня або протягом усього дня. В кінці дня розподіліть всі шматки часу по узагальнених категорій і з`ясуйте, який відсоток вашого часу було витрачено на кожен тип вашої діяльності. Якщо хочете бути точними, проробляти це протягом тижня і обчисліть відсоток загального часу, витраченого на кожен тип діяльності. Будьте настільки уважні до деталей, наскільки це можливо. Відзначте, скільки часу у вас йде на електронні листи, читання тематичних конференцій в Інтернеті, навігацію по мережі, телефонні дзвінки, їжу, прийняття ванни і т.д. Якщо ви піднімаєтеся зі свого стільця, це, можливо, означає, що вам потрібно внести запис в свій діловий щоденник.

Можливо, ви будете здивовані, дізнавшись про те, що витрачаєте лише малу частину свого робочого часу, роблячи те, що звикли вважати власне роботою. Дослідження показали, що середній офісний працівник виконує тільки 1,5 години чистої роботи в день. Решту часу йде на спілкування по роботі, перерви на каву, прийняття їжі, розмови не по справі, перебирання паперів і безліч інших занять, що не відносяться до роботи. Середній офісний працівник на повній зайнятості навіть не починає займатися справжньою роботою до 11 ранку, а «закруглятися» починає близько 15:30.

Я веду діловий щоденник вже кілька років і знаходжу його неоціненною підмогою. Я помічаю, що, як тільки я перестаю вести його, моя продуктивність знову знижується і я починаю скочуватися назад до несвідомим звичкам, що краде мій час. Ви, можливо, виявите так само, як і я, що ваше інстинктивне відчуття власної продуктивності тісно пов`язано з тим, як багато цієї роботи зроблено вами. Коли я вперше завів діловий щоденник, я виявив у себе лише 15 годин дійсно стоїть роботи за тиждень, в той час як я проводив в своєму офісі 60 годин. Але навіть і так я був в технічному відношенні майже вдвічі продуктивніше звичайного офісного працівника. І все ж результати стурбували мене.

Коли я усвідомив, що проводжу в офісі 60 годин, з яких безпосередньо на роботу витрачаю 15 годин, я почав задавати самому собі деякі цікаві питання. Мій дохід і моє почуття виконаного обов`язку залежали від тих 15 годин, а не від загальної кількості часу, проведеного мною в офісі. Тому я вирішив почати записувати свій щоденний коефіцієнт ефективності у вигляді кількості часу, витраченого на чисту роботу, поділеного на загальну кількість часу, проведеного в стінах офісу. Одночасно з тим, що я був виразно стурбований тим, що виправдовую тільки 25% свого робочого часу, я також усвідомлював, що було б неабиякою дурістю просто збільшити робочі години.

Якщо ви коли-небудь намагалися змусити себе робити щось, до чого у вас по-справжньому не лежала душа, вам напевно це не вдалося. Я мав реальний досвід такого результату, коли намагався змусити себе працювати старанніше. Спроба старанніше працювати, по суті, тільки деморалізувала мене і ще більше знизила мій коефіцієнт ефективності. Так що я мимоволі вирішив спробувати прямо протилежний підхід. На наступний день я дозволив собі залишатися в офісі всього п`ять годин, а в іншу частину дня я не дозволяв собі працювати зовсім. І що ж? - відбулася цікава річ, як, я впевнений, ви можете собі уявити. Мій мозок, мабуть, сприйняв ідею про те, що робочий час - відтепер дефіцит, тому що я працював майже повних п`ять годин без зупинки і мій коефіцієнт ефективності склав більше 90%. Я продовжив цей експеримент до кінця тижня і закінчив тим, що отримав на виході 25 годин виконаної роботи з усього 30 годин, проведених в офісі, з коефіцієнтом ефективності понад 80%. Отже, я зміг скоротити своє щотижневе робочий час на 30 годин одночасно з виконанням 10 зайвих годин справжньої роботи. Якщо ваш діловий щоденник показує, що ваш коефіцієнт ефективності низький, спробуйте різко скоротити загальну кількість робочого часу в день і стежте за тим, що станеться. Як тільки ваш мозок усвідомлює, що часу на роботу мало, ви несподівано станете більш результативними, тому що вам доводиться бути такими. Коли ви затиснуті в тимчасові рамки, ви зазвичай знаходите спосіб виконати свою роботу вчасно. Але якщо у вас тонни часу, куди простіше працювати неефективно.

Протягом декількох тижнів я був здатний підтримувати свій коефіцієнт ефективності на рівні, що перевищує 80%, одночасно з поступовим збільшенням загальної кількості часу, щотижня проводиться мною в офісі. Я в змозі підтримувати цей графік ось уже кілька років і виконую, як правило, близько 40 годин чистої роботи щотижня, проводячи всього лише близько 45 годин в офісі. Я встановив, що це мій ідеальний показник. Якщо я спробую затримуватися в офісі довше, моя ефективність різко знизиться. Цікаво, що система, яка дозволила мені оптимізувати мою ефективність в роботі, привнесла левову частку порядку під всі інші сфери мого життя. Хоча у мене і була можливість потроїти свою продуктивність в бізнесі. У мене все ще залишався час на реалізацію особистих інтересів, таких, як написання статей, біг марафону і, звичайно, ... безліч комп`ютерних ігор.

Тому, якщо ви звично присвячуєте кожен вільний момент свого бізнесу і все ще відчуваєте при цьому свою неефективність в кінці робочого тижня, спробуйте вимірювати свій коефіцієнт ефективності і дивіться, чи зможете ви поступово підвищити його, скорочуючи свій годинник. Ви можете, як і я, виявити, що працювати довго і працювати оптимальну кількість часу - дві дуже різні речі.

Увага, тільки СЬОГОДНІ!