Концепція gtd

Девід Аллен (David Allen), автор книги "Gettind Things Done" (скорочено GTD) вважає, що перед нами стоїть проблема: нові вимоги породжують брак ресурсів
Він пише, що майже кожен з тих, з ким йому доводилося працювати, говорив, що у нього занадто багато завдань і абсолютно не вистачає часу, щоб все це переробити. Він говорить про парадоксі нового тисячоліття: люди хочуть поліпшити якість життя і, в той же час, вони беруть на себе більше, ніж здатні виконати.

Однією з особливостей сучасної ситуації він вважає те, що у роботи тепер немає чітких меж. Раніше поля повинні бути зорані, машини відремонтовані, коробки запаковані, корови подоїти. Ви точно знали, яку саме роботу треба було виконати - ви могли бачити результат. І було абсолютно очевидно, коли робота знаходиться в проміжній стадії, а коли вона вже завершена.
Сьогодні ж, більшість з нас не знає реальних кордонів наших проектів. У більшості знайомих Девіда, по крайней мере, по півдюжини завдань знаходяться в «підвішеному стані» одноразово, тобто вони повинні виконати до півдюжини завдань «прямо зараз». З іншого боку, відсутність кордонів породжує більше роботи.

Девід Аллен пішет- "Короткочасна пам`ять - це та частина вашої свідомості, яка примудряється втримати все недороблені справи: неприйняті рішення і неорганізоване« різне »працює майже як оперативка (RAM - Random Access Memory) вашого комп`ютера. Ваш розум, як і монітор комп`ютера - це всього лише інструмент концентрації, а не сховище даних. Ви можете думати тільки про двох або трьох речах одночасно. Але незакінчені справи будуть збережені в просторі короткочасної пам`яті. Також, як і RAM, розум має обмежені можливості. Багато люди тримають RAM у вибухонебезпечному стані. Вони абсолютно збожеволіли, здатність концентруватися порушена через їх же власної розумової перевантаження. Дійсно серйозна проблема полягає в тому, що ваша свідомість не перестає нагадувати вам про справи тоді, коли ви все одно нічого не можете з цим вдіяти. Як тільки ви поставите перед собою завдання і помістіть її в RAM, яка то частина вас буде постійно про це думати ... Це породжує фактор всепроникающего стресу, і ніяк від нього не позбутися. Але багато людей так довго перебували в цьому стані, що воно стало для них нормою ".

Він вважає що старі методи і навички традиційного тайм-менеджменту і достаток інструментів самоорганізації, таких як органайзер, Microsoft Outlook або нагадування в Palm`е, не відповідають вимогам часу.
Він пише: "Ви, мабуть, переконалися, що щоденник, незважаючи на те, що він дійсно має велике значення, насправді допомагає організувати лише малу частину ваших справ. Та й щоденні« зробити / to-do »-спіскі і листи пріоритетів виявилися нездатні впоратися з повним обсягом різнорідних справ, які доводиться вирішувати кожному професіоналу ".

Він також вважає неефективним підхід планування з точки зору перспективних цілей тому, що:
1. У щоденній рутині занадто багато відволікаючих чинників, які не дозволяють сконцентруватися на більш важливих позіціях-
2. Неефективні системи самоорганізації створюють величезне підсвідоме неприйняття до почину нових ще більш масштабних проектів, які, швидше за все, також будуть організовані ні до біса і приведуть до ще більших заворушень і стрессам-
3. Коли перспективні пріоритети вже зрозумілі, перед нами звідки не візьмись виникає цілий ряд другорядних позицій, нагадуючи про те, що куди набагато більше речей потребують змін. Уже на цьому етапі нас починає дратувати непомірне число справ, за які треба взятися. А суть роботи, суть-то розписана в перших позиціях списку пріоритетів. Наші пріоритети! Концентрація на пріоритетах вам не допоможе. Так, вони забезпечують значимість і основний напрямок руху, але вони ж створюють і додаткові труднощі.

Він пише: "Концентрація на основних пріоритетах і цінностях - це дійсно треба, не сперечаюся. Але це зовсім не означає, що робити більше і нічого. Зовсім навпаки - це підвищує ставки в грі, яку доведеться вести кожен день".

Результатом застосування методу GTD буде позбавлення від стресу і те, що майстри східних єдиноборств називають «свідомість, кристально чисте, як вода», а атлети-чемпіони - «зоною», всередині складного світу, в який ми всі залучені. Насправді, всі ми відчували це стан час від часу. У термінології карате це позиція повної готовності: «кристально чиста свідомість», а в повсякденному житті - "стан продуктивної роботи" з почуттям, що ви контролюєте ситуацію, на вас не тиснуть, ви зосереджені на тому, що ви робите, час, здавалося, пролітає миттєво, і ви відчуваєте, що істотно наблизилися до бажаного результату.

Аллен ввів принцип ефективних дій з внутрішніми обов`язками. Він пише: "За двадцять років практики я прийшов в банальну істину - головна причина стресу полягає в тому, що люди неправильно розподіляють і звертаються з обов`язками,« дірками », які нав`язують самі собі і які їм доводиться виконувати. І вже звичайно, існує безліч проектів, які знаходяться у вашій відомості, цілей, непрояснених ще завдань, та й взагалі життя, яку треба б просто прожити. і ви встановили якийсь рівень внутрішньої відповідальності за все у вашому житті і за роботу, яка теж, загалом-то, є «дірою» .
Зберіть і розсортуйте все те, що постійно нагадує про себе, і заплануйте, як з усім цим впоратися, якщо хочете, щоб ваша робота була ефективною. Незважаючи на гадану простоту, більшість людей не уявляють, як це можна здійснити ".

Аллен вважає, що організація зобов`язань вимагає виконання деяких основних дій і особливої поведінки:

• По-перше, якщо ви тримаєте зобов`язання в голові, то свідомість вже не може бути кришталево чистим. Все, що ви вважаєте на даний момент незавершеним, має бути зібрано й упорядковано десь, але не в голові, в якомусь місці, куди ви будете періодично заглядати.
• По-друге, ви повинні чітко усвідомити для себе, в чому полягає ваше зобов`язання і що саме ви повинні виконати, щоб просунутися ближче до результату.
• По-третє, коли ви розписали всі справи, які необхідно виконати, треба розставити на них нагадування.

Найчастіше причиною того, що щось крутиться в ваших думках, є ваше бажання змінити це щось, однак:

• Ви ще не визначив чітко бажаний результат
• Ви ще не вирішили, яким буде ваш наступний крок, що ви збираєтесь робити
• Ви не поставили нагадування.

Перетворення «Різного»
Цікава для вас завдання, для якої, однак, ви ще не встигли визначити кінцевий результат і послідовність виконання - це і є «різне». Люди намагалися організувати «різне», яке ще не було трансформовано в справи - ось причина, по якій більшість систем самоорганізації виявлялися неспроможними в практичному застосуванні.
До тих пір поки справи перебувають в категорії «різне», структурувати їх неможливо. Більшість «to-do-списків, які мені доводилося бачити складалися по більшій мірі з« різного »- і при цьому ніякої результативної роботи, яку треба виконати. Це були нагадування безлічі невирішених проблем, які ще навіть не були представлені у вигляді бажаних результатів і послідовних дій - ось вони, ті деталі і дрібниці, які власник подібного списку повинен виконати.
Необхідно перетворити «різне», яке ми намагається трансформувати в щось таке, з чим можна працювати, в послідовність дій.«Різне» - не така вже й погана річ. Те, що привертає нашу увагу, за своєю природою як раз і є тим самим - різним. Але як тільки це «різне» входить в наше життя, ми просто зобов`язані це «різне» для себе прояснити і класифікувати. Це наш обов`язок, як працівників розумової праці: якщо ж «різне» вже розкладено по поличках і очевидно - все, наша праця більше не потрібно.
Організація дій - це найперше завдання
Як ви використовуєте час, як використовуєте інформацію, як ви концентріруетесь за пріоритетами, в розрахунку з усього цього ви і повинні розподіляти свої ресурси. Вибір того, що треба робити в кожен момент часу - ось реальне завдання. Організація дій - ось основна мета.
«Вертикальне» і «горизонтальне» управління діями
Виконувати обов`язки, проекти і дії можна двома способами - «горизонтальним» і «вертикальним».

«Горизонтальний» контроль має на увазі зв`язок всіх процесів, в яких ви берете участь. Уявіть, що ваша свідомість постійно сканує навколишній світ, як поліцейський радар - він може затриматися на одній з тисяч різних позицій, котрі приваблюють і які потребують вашої уваги протягом доби: аптека, домробітниця, тітонька Березня, стратегічне планування, обід, зів`ялі кімнатна рослина, незадоволений замовник, нечищені туфлі. Вам треба купити марки, замовити номер в готелі, скасувати нараду, подивитися ввечері кіно. Вам потрібна зручна система, яка буде містити ланцюжок цих дії, інформацію про кожного з них, надавати цю інформацію на вимогу і дозволяти вам перемикатися з одного виду діяльності не інше легко і просто.

«Вертикальний» контроль, навпаки, управляє рухом вниз і вгору по ланцюжку індивідуальних завдань і проектів. Наприклад, ваш внутрішній «поліцейський радар» наштовхується на ваш наступний відпустку, який ви обговорювали з дружиною за обідом: куди і коли ви поїдете, що ви будете там робити, як підготуватися до подорожі і т.д.- або ж ви з начальником збираєтеся провести деяку реорганізацію відділу-або ви хочете зібратися з думками перед майбутнім телефонною розмовою з замовником. Це і є «планування завдань» в широкому сенсі. Це фокусування на одній єдиній меті, ситуації, персони і конкретизація за все, що з цим так чи інакше пов`язано, будь то ідеї, пріоритети, деталі або послідовність обставин, словом, все, що вам може знадобитися для вирішення проблеми.
Мета горизонтального і вертикального управління одна і та ж: очистити свідомість і виконати завдання. Правильне управління допомагає вам відчувати себе у вирі роботи і життя комфортно, а правильна концентрація допомагає вам прояснювати ситуацію і всі супутні деталі.

Увага, тільки СЬОГОДНІ!