Як насправді виконати справи зі «списку справ» (частина 1)

джерело: How to actually execute your to do list or why writing it down doesnt actually get it done
Переклад: Балезін Дмитро

Чи траплялося так, що ви успішно розставляли пріоритети завдань в списку своїх справ, але у вас виникали проблеми, коли ви безпосередньо приступали до виконання цих завдань? Знайте, ви такий (а) не один (одна)!

В реальній дійсності виконати справи зі «списку справ» важко тому, що більшість людей не замислюється про те наборі звичок, яким вони володіють. Сьогодні ми приділимо увагу тим труднощам, які зупиняють вас на шляху здійснення запланованого. Також, ми розглянемо ті звички, які потрібно собі прищепити, щоб подолати ці проблеми.

Ідея цієї статті виникла, коли недавно один з читачів Б.Дж. Тандерстоун задав мені чудовий питання: Багато системи підвищення продуктивності, такі як GTD Дейвіда Олена (Getting Things Done - Як розібратися зі справами) розглядають питання того, як скласти списки справ. Цьому навику легко навчитися. Але проблема полягає не в тому, як скласти список справ, а в тому, як їх виконати. Що якщо ви записуєте на папір «Виконати справи А, Б і В», але не можете змусити себе приступити до жодного з них?

Я вважаю, що багато людей не мають труднощів зі складанням списків, проте вони все ж стикаються з труднощами в здійсненні справ з цих списків.

Б.Дж. Тандерстоун перераховує деякі причини, з якими він і інші люди стикаються. Давайте розглянемо ці причини одну за одною.

«Приступаючи до справ, я відчуваю опір».

По-перше, аналізувати свій опір корисно, проте ми це робимо дуже рідко. Чому ви не хочете починати щось? Визначення самої проблеми може допомогти вам знайти рішення.

Сказавши це, я хочу поділитися з вами парою пропозицій, які можуть вам допомогти:

маленькі шматочки. Скажіть собі, що ви будете працювати над завданням тільки протягом 5 хвилин. Такий обсяг роботи лякає набагато менше. Просто почніть. Коли ви вже приступили до чого-небудь, вам буде вже набагато простіше продовжити. Тому переконайте себе в тому, що вам лише необхідно почати.

Мені подобається порівнювати цю раду зі своєю філософією пробіжок підтюпцем: замість того, щоб турбуватися про те, що мені доведеться зробити пробіжку, я говорю собі, що мені лише треба зашнурувати кросівки і вийти на вулицю. Після цього, справа набагато спрощується. Застосуйте цю раду до будь-якої іншої задачі - просто запустіть свою програму, виконайте першу пару дій. Після подолання цієї риси стає простіше.

нагороджуйте себе. Не дозволяйте собі читати свою електронну пошту (або робити щось інше, що є для вас винагородою - то, що ви робите щодня), поки ви не витратите 10 (15 або 20, не важливо) хвилин на роботу над завданням. Запустіть таймер. Після закінчення ваших 10 хвилин, встановіть таймер на 5 хвилин і читайте пошту. Повторіть ці дії ще кілька разів.

Пробудити інтерес до виконання завдання. Взагалі то ця рада допомагає вирішити будь-які труднощі. Якщо ви відчуваєте інтерес і наснагу по відношенню до чого-небудь, ви не будете зволікати і коливатися. Наприклад, мені сподобалася тема цього обговорення, і я відчув стимул до того, щоб її написати. Як тільки у мене з`явилася можливість, я взявся за її написання, при цьому я зробив лише одну перерву.

Але яким чином можна відчути стимул до вирішення завдання? Спробуйте знайти в ній щось чудове. Чи принесе це справа вам дохід? Що ви зможете зробити з цієї виручкою? Чи принесе це справа вам нових клієнтів, нові можливості, нове визнання? Якщо ви не можете знайти нічого цікавого і чудового в завданню, то вам варто розглянути питання про її важливості. І якщо ця задача для вас не важлива, знайдіть можливості її не виконувати.

Іноді можливість знищити (делегувати або відкласти) завдання є найкращим виходом.

«Певні завдання або робота над певними проектами викликає у мене жах».

Зазвичай, існує кілька причин, що викликають у вас страх перед завданнями або проектами:

1. Завдання занадто лякає за своїми обсягами або масштабами. Щоб побороти цю трудність, розбийте завдання на більш дрібні частини - взагалі то, необхідно відрізати лише перший шматок (саме про це говорить Дейвід Аллен в GTD). Такі завдання, як «Створити звіт про Х» або «Створити річний план для Y», можуть бути просто страшними.

Однак, якщо вам необхідно зробити лише одну дію, яке може полягати в тому, що ви повинні «Зателефонувати Френку і дізнатися статистику по X», то така дія здійснити набагато простіше, і воно менше вас відлякує.

2. Насправді, ви просто не знаєте, як їх виконати. Якщо раніше певні дії ви виконували менше мільйона разів, то вони для вас є незнайомими і невідомими. Ми всі в жаху від таких справ. Рішення?

По перше, отримаєте більше інформації - дізнайтеся про це завдання все, що можете. Можливо, це зажадає від вас проведення ретельних пошуків в інтернеті, або вам доведеться поговорити з людиною, яка це вже робив раніше. Можливо, вам доведеться прочитати книгу або відвідати курси.

Що б вам не довелося робити, зробіть все необхідне, щоб невідоме стало відомим.

По-друге, застосовуйте отримані знання, як можна частіше. Вивчивши що-небудь, ви повинні практикуватися в цьому, щоб стати в цій галузі професіоналом. Чи не практикуйтеся у виконанні проектів цілком - вдосконалюйте свої навички, які вам будуть потрібні у виконанні завдань, один за іншим, поки не станете кваліфікованим. Довівши свої навички до досконалості, ви більше не будете боятися цих завдань.

3. Ви фокусуєтесь на негативних сторонах проекту. Можливо, ви концентріруетесь на те, як складно виконати те чи інше завдання, або на всі перешкоди. Спробуйте замість цього, поглянути на позитивну сторону.

Сконцентруйтеся на тому, які чудові можливості надає вам цей проект ... можливість научіться- стати в чомусь краще-заробити гроші-поліпшити Взаимоотношения- отримати на довго прізнаніе- поліпшити майбутні можливості.

Ця рада схожий з методом «відчуйте натхнення по відношенню до чого-небудь», який обговорювався в попередніх параграфах. Якщо ви шукаєте вдалих можливостей, а не проблеми, ви будете менше перелякані, і більш імовірно, що ви захочете здійснити задумане.

далі буде

Увага, тільки СЬОГОДНІ!