Правила ділового спілкування

А навіщо? У кожного свій мотив. Більшість розглядають роботу як джерело коштів для існування, простіше кажучи, зарплати. Є й такі співробітники, які прагнуть до кар`єрного росту і не можуть довго працювати на одній позиції. Вони знають собі ціну і готові займатися своїм самовдосконаленням, підвищувати свою кваліфікацію заради нових досягнень. На жаль, існує і третя категорія працівників, так звані ldquo-наблюдателіrdquo-. Чому саме спостерігачі? Тому, що вони сидять на робочому місці і млосно спостерігають за стрілкою годинника, коли вона дасть сигнал про закінчення робочого часу.

У цій статті ми розглянемо правила ділового спілкування, якого повинні дотримуватися всі працівники, незалежно від того, в яку з вищевказаних категорій вони потрапляють. Ці правила створювалися не за один день, а формувалися протягом століть, що не дає засумніватися в їх особливої важливості.

Незнання правил ділового спілкування співробітниками компанії призводить до численних труднощів в переговорах з постачальниками, клієнтами та партнерами по бізнесу, стає справжнім каменем спотикання при просуванні продукту компанії на ринку і навіть псує імідж компанії. І вже точно не варто нагадувати про те, що без знання і чіткого дотримання правил ділового спілкування співробітнику закрита можливість кар`єрного росту.

Отже, перейдемо до розбору правил ділового спілкування та етикету, які допоможуть Вам вирішити не тільки свої особисті завдання, але і допоможуть Вашої компанії домогтися успіху:

1. Не слід говорити зайвого.

Незалежно від того, наскільки довірчі відносини у Вас вишикувалися зі співрозмовником, є теми, повністю заборонені для обговорення. Прикладом таких тем є особисте життя співробітників компанії, рівень оплати праці, а також інша інформація, яка є корпоративною таємницею і не підлягає розголосу.

Перш, ніж почати обговорювати з співрозмовником будь-яке питання, Вам слід розібратися, хто стоїть перед Вами, і чи маєте Ви право говорити зі співрозмовником на цю тему. Якщо Ви напевно не впевнені в тому, що таке право у Вас є - краще утримайтеся від розмови або запустіть тему. Часом краще сто разів подумати, а вже після говорити, ніж базікати без угаву і все, що заманеться.

2. Пунктуальність - понад усе.

Якщо Ви дали обіцянку прийти на зустріч в строго певний час, або виконати завдання до такого то терміну - зробіть це. Бувають ситуації, коли Ви не зуміли розрахувати час виконання роботи, і сталася затримка - від цього не застрахований ніхто. Припустимо, це сталося раз або два, це цілком нормально. Однак, якщо подібні затримки носять систематичний характер, це буде свідчити про Вашу непунктуальність. Розплата за непунктуальність приходить дуже швидко - начальство усвідомлює, що на такого співробітника не можна покластися, тому не довіряє йому термінову, важливу і відповідальну роботу. У кращому випадку такий працівник сидить на своєму місці без кар`єрного росту протягом декількох років, а в гіршому йому знаходять заміну.

Як завжди виконувати термінові завдання вчасно? Відповідь проста - виділяйте на нього час з деяким запасом, адже не секрет, що під час роботи можуть виникнути певні проблеми, на вирішення яких знадобиться додатковий час.

3. Одягайтеся так, як прийнято у Вашій компанії.

Ви обожнюєте носити обтягуючі джинси, але у Вашій компанії прийнятий діловий стиль одягу. В такому випадку забудьте про джинсах. Безумовно, одяг повинен підкреслити Ваш бездоганний смак, але при цьому не варто особливо виділятися серед інших співробітників. Якщо ж у Вас на сьогодні призначена ділова зустріч, надіньте свій кращий діловий костюм. Це дозволить зробити правильне враження на співрозмовника.

4. Забудьте про ldquo-ТИканііrdquo-.

Правилами ділового спілкування передбачається використання займенника ldquo-Виrdquo- замість звичного нам по повсякденному спілкуванню ldquo-Тиrdquo-. Навіть якщо Ви прекрасно знайомі зі співрозмовником, але при цьому крім Вас на зустрічі присутні ще кілька людей, звертайтеся до всіх співрозмовникам на ldquo-Виrdquo-. Так Ви продемонструєте культуру ділового спілкування, що не порушите дисципліни і зможете дотримати службову дистанцію.

5. При спілкуванні з колегами і партнерами залишайте сторонні думки поза роботою.

Можливо, у Вас в родині трапилася якась неприємність, або у Вас просто сьогодні поганий настрій - це не повинно поширюватися на Вашу роботу.

Пам`ятайте про те, що на роботі ви не Іванов Іван Іванович, а менеджер Іванов, який є особою, що представляє компанію. Від того, наскільки Ви будете привітні і ввічливі з партнерами, безпосередньо залежить, укладуть вони контракт з Вашою компанією чи ні. Тому на роботі керуйтеся в першу чергу інтересами компанії. Будьте привітні, ввічливі, посміхайтеся людям і підтримуйте гарний настрій у всіх, хто знаходиться поруч з Вами.

6. Слід завжди дослухувати співрозмовника до кінця.

Тільки якщо Ви переконалися в тому, що співрозмовник закінчив свою думку і чекає від Вас відповідь реакції - починайте говорити. В іншому випадку будь-які спроби перебити співрозмовника продемонструють повне незнання Вами правил ділового спілкування.

Крім того, Ви повинні не просто робити вигляд, що слухаєте іншу людину, але і дійсно чути його. У будь-який момент він може зупинитися і запитати Вас ldquo-А яка Ваша думка з цього приводу? rdquo-. Бажано, щоб Вам було, що сказати. І пам`ятайте, у діловій розмові перевага завжди має не той, хто говорить, а той, хто уважно слухає.

7. Вас розкритикували? Спокійно відреагуйте на критику.

Не слід кричати: ldquo-Хто? Я? Та ти на себе подивися! Rdquo- і інші неприємні Вашому співрозмовнику фрази. Природно, в більшості випадків ми вважає критику на свою адресу необґрунтованою і висловленої для того, щоб збити нас зі шляху істинного. Проте, навіть якщо Ви вважаєте цю критику незаслуженої, Вам слід спокійно відреагувати і прийняти її до відома. Тільки тоді Ви зможете визначити, наскільки критика відповідає дійсності і зробити правильні висновки.

Якщо ж Ваш співрозмовник висловлює критику з метою викликати в Вас агресію і спробувати Вами маніпулювати, Ваша спокійна реакція сплутає йому всі карти.

8. Ніяких жаргонних слів.

Для того щоб Ваш співрозмовник зрозумів весь сенс Вашої бесіди, Вам слід спілкуватися на зрозумілій йому мові. Можливо, деякі з жаргоннх слів і будуть знайомі Вашому співрозмовнику, але їх вживання в діловому мовленні є неприйнятним. Адже саме цим розмова двох ділових людей про серйозні речі і відрізняється від бесіди двох продавщиць, що стоять за прилавком у відділі ldquo-Бакалеяrdquo-.

9. Дотримуйтесь телефонний етикет.

Про співробітників компаній судять не тільки по їх здібностям в міжособистісному спілкуванні, але і за вмінням вести телефонні переговори. Страшно дивитися на те, як деякі менеджери набирають номер свого потенційного клієнта і починають бубоніти щось собі під ніс, або витримують таку паузу, що клієнт встигає заснути.

Щоб уникнути подібних проблем, слід підготуватися до важливих телефонних переговорів заздалегідь. Напишіть на папері список питань, які Ви хотіли б задати своїм клієнтам, а також уточніть всі дати, імена і час, які можуть знадобитися Вам у переговорах. І, природно, налаштуйтеся на конструктивну розмову, адже від правильного настрою залежить 85% загального успіху.

10. Діловий етикет начальника.

Кожен начальник повинен ставитися до підлеглих однаково справедливо, нікого не відкидаючи від себе, але і дотримуючись розумну дистанцію. Якщо співробітник виконав завдання невчасно, або не так, як цього вимагав начальник, останній не повинен влаштовувати публічну прочуханку. Йому слід запросити свого підлеглого в кабінет і обговорити проблему віч-на-віч.

Начальник повинен не просто чітко і зрозуміло віддати наказ, а й контролювати процес його виконання і отримувати від співробітника зворотний зв`язок. Також начальник повинен давати співробітнику право проявляти ініціативу. Якщо у підлеглого є ідея щодо поліпшення роботи компанії або власна точка зору на проблему, яка розглядається, найкраще буде дати співробітнику право висловитися. Що стосується допомоги підлеглим у вирішенні питання, начальнику слід бути відкритим і дати пораду, якщо він буде потрібно, але при цьому не вирішувати задачу за співробітника.

11. Пам`ятайте про непотрібних жестах при зустрічі.

Єдиний жест дотику до співрозмовника, дозволений в бізнес середовищі - це рукостискання. Ніяких поплескування по плечу, поцілунків і палких обіймів бути просто не повинно, тільки якщо зустрічаються хороші знайомі чи близькі родичі, кожен з яких не заперечує проти подібного способу вітання.

Що стосується самого рукостискання, воно повинно бути впевненим і в міру міцним. Ваша рука не повинна бути вологою, холодної і апатичною. Чи не стискайте руку співрозмовника з усією сили і не трусіть її в своїй руці.

12. Ніколи в розмові не тавруєте своїх конкурентів.

Це просто неввічливо, та й не додасть Вам ніяких переваг. Говорити про конкурентів в негативному світлі - значить вести нечесну гру, з якої буде дуже важко вийти переможцем. Пам`ятайте про те, що у Вашій компанії є переваги, на яких і слід зосередитися замість того, щоб перераховувати недоліки інших компаній.

13. Завжди будьте чесними під час ділової бесіди.

Як правило, брехня та намагання прикрасити існуючу ситуацію обчислюються в перебігу декількох хвилин, а то й секунд. Тому, в процесі ділової бесіди не намагайтеся збрехати. Можливо, у Вас це вийде, і Ви досягнете поставленої мети, але рано чи пізно правда спливе назовні і тоді Ваш партнер не захоче мати з Вами ніяких справ. Чесність і відкритість є основами успішних ділових відносин, не слід про це забувати.

14. Будьте терпимі до думки співрозмовника, якщо воно не збігається з Вашою думкою.

Навіть якщо Ви на 100% впевнені у своїй правоті, дозвольте співрозмовникові висловитися. Кожна людина має право на власну думку. До того ж, часто Ваше рішення проблеми здається співрозмовнику не настільки очевидним. Завдання ж будь-яких переговорів полягає в тому, щоб знайти взаємовигідне для обох сторін рішення, а не намагатися переконати кого-небудь у власній правоті.