Принципи і технологія управлінського контролю

Функція управлінського контролю орієнтована на підведення підсумків реалізації управлінського циклу, оцінку якості, економічності і

доцільності виконання кожної функції управління і, найголовніше, визначення стану дозволу управлінської проблеми, заради чого,

власне, вся ця робота і виконувалася. Контроль завершує управлінський цикл, і на цьому етапі неможливо внести в нього будь-які корективи, ми

можемо лише констатувати, аналізувати і робити висновки, які можуть стати в нагоді в подальшому.

Система контролю забезпечує зворотний зв`язок між очікуваннями, певними початковими планами, і реальними показниками діяльності

організації.

Для створення дійсно ефективного управлінського контролю потрібна така система, яка могла б перш за все своєчасно повідомляти про

необхідності превентивних коригувальних дій. Якщо немає можливості попереджувати проблеми і відхилення, то контроль стає дієвим лише

тоді, коли за його підсумками або в його ході приймаються заходи по усуненню недоліків і причин, що породжують небажані явища. Погляд у минуле

все-таки краще, ніж неприйняття ніяких дій.

У процесі контролю можна отримати відповіді на наступні питання:

1. Чого ми навчилися?

2. Що в наступний раз слід робити інакше?

3. У чому причина відхилень від наміченого?

4. Який вплив справив контроль на прийняття рішень?

5. Чи було вплив контролю позитивним або негативним?

6. Які висновки слід зробити для вироблення нових цілей?

Причини виявлених відхилень можуть бути численні і різноманітні:

- помилка керівника при виборі шляхів вирішення проблеми, делегуванні, мотивації;

- недбало проведений інструктаж, який призвів до помилок і зайвої трати часу;

- свідоме опір групи виконавців, які саботують реалізацію рішення і плану;

- недостовірна інформація про хід виконання рішення і т.п.

Усунення всіх цих причин пов`язано з серйозними моральними проблемами. Керівник повинен визнати свою помилку, що завжди дуже нелегко, бо це

удар по його самолюбству. Невизнання ж помилки може мати серйозні наслідки, визнання - шкоди авторитету.

Щоб система контролю була ефективною і мінімізувалися негативні психологічні наслідки, її необхідно періодично оцінювати.

Критеріями такої оцінки можуть бути:

1. Виконання завдань контролю - контроль повинен визначати збіги або відхилення в системі управління організацією-сприяти

своєчасного усунення відхилень, виробленню ефективних рішень. Для оцінки системи контролю за цим критерієм необхідно дати відповідь на

наступні питання:

- спроектована система контролю так, щоб забезпечити істотні, а не тривіальні вимірювання?

- чи надає система контролю менеджерам інформацію, на основі якої можна діяти в розумних часових рамках.

2. Економічність контролю - слід оцінити витрати, пов`язані з виявленням і усуненням виявлених в процесі контролю недоліків-витрати на

персонал і техніку контролю.

3. Ефект впливу на людей - необхідно з`ясувати, чи викликає у працівників застосовується система контролю позитивні стимули чи негативні,

стресові реакції. Для підвищення ефективності контролю і запобігання його негативного впливу на людей рекомендується:

- встановлювати осмислені стандарти, які сприймаються співробітниками;

- обговорювати з співробітниками очікувані результати;

- встановлювати жорсткі, але досяжні стандарти;

- уникати надмірного контролю;

- винагороджувати за досягнення стандартів.

Система контролю характеризується певною цілеспрямованістю. Це властивість системи проявляється в тому, що всі елементи і ланки контролю

служать спільної мети - забезпечення ефективного управленія.Важно виділити ще одну характерну рису контролю як системи. контроль є

інформаційною системою, що включає збір, обробку, зберігання та передачу контрольної інформації.

Люди є невід`ємним елементом контролю, що вимагає обов`язкового обліку їх поведінки. Тільки знання того, що робота контролюється, часто

стимулює людей до якісної і ефективному її виконання.

Разом з тим негативні наслідки контролю часто є побічними результатами його впливу на поведінку людей, наприклад:

- Поведінка, орієнтоване на контроль, яке формується в зв`язку з тим, що співробітники організації знають, що їх помилки і успіхи в тих областях, де

керівництво встановило стандарти і послідовно виконує процедуру контролю, служать підставою для розподілу винагород і покарань.

Тому підлеглі зазвичай роблять те, що начальство хоче бачити при перевірці. Вони всіляко загострюють увагу на роботі в тих областях, де

проводиться контроль, і нехтують своїми обов`язками там, де вимірювання не проводяться.

- Отримання непридатною інформації, яке є наслідком того, що контроль може спонукати людей видавати організації непридатну

інформацію. Наприклад, пропонуючи новий проект, менеджери переоцінюють обсяг необхідних ресурсів. Якщо вище керівництво за звичкою

зменшує обсяг фінансування в порівнянні із заявкою, то завищення заявок збільшує вірогідність отримувати кошти якраз в потрібних розмірах.

Технологія процесу контролю

Контрольна діяльність може бути здійснена лише за наявності планів і організаційної структури. План організації і плани підрозділів

містять ті оціночні стандарти, за якими і можливо визначити якість і ефективність виконаної роботи. Основні етапи процесу контролю:

1. конкретизація оціночних нормативів (стандартів);

2. зіставлення фактичних результатів з нормативами;

3. вироблення і пропозиція практичних коригувальних рекомендацій.

Перший етап. Стандарти (оціночні нормативи) - це конкретні цілі, ступінь досягнення яких піддається виміру. Вони повинні мати тимчасові

рамки, в яких повинна бути виконана робота, і конкретний критерій, за яким оцінюється робота. Встановлення стандартів дозволяє зіставити

реально виконану роботу із запланованою.

Досить легко встановити стандарти для величин, що піддаються кількісному вимірюванню, але багато цілі не піддаються кількісному вираженню

безпосередньо. В цьому випадку необхідно знайти їх непрямий вираз через інші показники.

Другий етап процесу контролю полягає в зіставленні реально досягнутих результатів з встановленими стандартами. На цьому етапі необхідно

зробити наступні дії:

- визначити масштаб допустимих відхилень;

- виміряти результати;

- оцінити отриману інформацію про досягнуті результати;

- порівняти результати роботи зі встановленими стандартами.

Система контролю повинна спрацьовувати тільки при наявності помітних відхилень від стандартів. Для цього керівництво встановлює масштаб допустимих

відхилень. Якщо виявляються відхилення, що не виходять за рамки цього масштабу, то такі відхилення не викликають тривоги.

Найважчий і найдорожчий елемент контролю - вимір результатів, що дозволяє встановити, наскільки вдалося дотриматися встановлених

стандарти. Тут важливо правильно вибрати одиницю виміру, визначити частоту вимірювань. Все це визначається специфікою виду діяльності,

підлягає контролю.

Третій етап. На даному етапі менеджер визначає, які дії слід робити:

- невтручання в роботу якщо фактичні результати співпадають з встановленими стандартами або наявні відхилення невеликі (не перевищують

масштаб допустимих відхилень), то краще нічого не робити;

- усунення відхилень якщо фактичні результати мають значні відхилення (що перевищують масштаб допустимих відхилень), то слід

встановити причини відхилень і домогтися повернення до правильних дій;

- зміна стандартів якщо в процесі реалізації плану стає ясно, що плани складені дуже оптимістично (песимістичні) і вимоги

стандартів виконати практично неможливо (надзвичайно легко), то в таких випадках стандарти переглядаються у бік пониження (підвищення).

Принципи і типи управлінського контролю

Умови дієвості управлінського контролю:

- конкретизація найбільш важливих вихідних факторів;

- побудова моделі контролю;

- особливу увагу динаміці моделі;

- постійне коректування обраних вихідних факторів;

- оцінка розбіжності між планованим і фактичним;

- визначення можливих коригувальних дій.

Контроль не є питанням довіри або недовіри до співробітників. Це обов`язковий компонент системи управління, який реалізується в

обов`язковому порядку при дотриманні ряду принципів:

- всеосяжність;

- централізованість (керівник повинен першим знати про всі серйозні відхилення, збої від встановленого плану, а якщо це неможливо, то

контролювати найважливіші ділянки роботи;

- адекватність змісту діяльності (система контролю повинна бути пристосована до характеру діяльності конкретної організації);

- контроль повинен бути прямим (здійснюється безпосереднім керівником, що відповідає за виконання відповідних планів);

- стратегічна спрямованість (віддзеркалення загальних пріоритетів організації та їх підтримка);

- об`єктивність (неприпустимість використання особистих симпатій і антипатій керівника відносно кого-небудь з підлеглих і, більш того,

використання контролю як «карального» засобу в роботі з персоналом, особливо коли у керівника є упередження проти того чи

іншого сотрудніка- досягається введенням системи контролю за об`єктивними показниками, зрозумілим і прийнятим всіма членами колективу);

- гнучкість (пристосування до змін, що відбуваються);

- контроль повинен бути випереджальним (повинен давати сигнал про відхилення ще до того, як вони відбудуться, щоб можна було вчасно поправити

становище);

- націленість на вирішення проблеми (а не на її виявлення і констатацію);

- простота (забезпечує краще розуміння цілей і інструментів контролю, а значить, і підтримку існуючої системи контролю персоналом

організації);

- пріоритетність моніторингових точок (керівнику немає необхідності перевіряти все до дрібниць, досить зосередити увагу на вузлових

моментах діяльності, за якими можна перевіряти хід виконання робіт);

- сталість (чим менше проміжок часу між операціями контролю, тим вище активність контролю і тим дієвіші заходи можна вжити);

- стандартизированность (критерії ефективності роботи повинні бути виражені в піддаються перевірці кількісних або якісних показниках,

дають чітке і однозначне уявлення про результативність діяльності);

- своєчасність (забезпечення можливості усувати відхилення перш, ніж вони приймуть серйозні розміри);

- економічність (переваги системи контролю повинні переважувати витрати на її функціонування);

- автоматизація (повинен здійснюватися автоматично при мінімальному втручанні керівника);

- адекватність системи контролю особистості керівника (система контролю повинна вибиратися індивідуально для кожного керівника з урахуванням його

особистісних особливостей);

- орієнтація на людський фактор і т.д.

менеджменту "Академії, викладач з двадцятирічним стажем.

Увага, тільки СЬОГОДНІ!