Характеристики ефективного управлінського контролю

У процедурі контролю є три чітко помітних етапу: вироблення стандартів і критеріїв, зіставлення з ними реальних результатів і прийняття

необхідних коригувальних дій. На кожному етапі реалізується комплекс різних заходів. Для того щоб контроль міг забезпечити досягнення цілей,

він повинен володіти декількома важливими властивостями.

Характеристики ефективного управлінського контроляВ процедурі контролю є три чітко помітних етапу:

1. Вироблення стандартів та критеріїв.

2. Зіставлення з ними реальних результатів.

3. Прийняття необхідних коригувальних дій.

На кожному етапі реалізується комплекс різних заходів.

Перший етап процедури контролю - вироблення стандартів і критеріїв, демонструє, наскільки близько, злиті функції контролю і планування.

Стандарти - це конкретні цілі, прогрес у відношенні яких піддається виміру. Ці цілі явно виростають з процесу планування. Усе

стандарти, які використовуються для контролю, повинні бути вибрані з численних цілей і стратегій підприємства.

Другий етап процесу контролю полягає в зіставленні реально досягнутих результатів з встановленими стандартами. На цьому етапі менеджер повинен

визначити, наскільки досягнуті результати відповідають його очікуванням. При цьому він приймає і ще одне дуже важливе рішення: наскільки

допустимі або відносно безпечні виявлені відхилення від стандартів. На другій стадії процедури контролю дається оцінка, яка служить

основою для рішення про початок дій. Діяльність, здійснювана на цій стадії контролю, часто є найпомітнішою частиною всієї

системи контролю. Ця діяльність полягає у визначенні масштабу відхилень, вимірі результатів, передачі інформації та її оцінці.

Третій етап процесу контролю - прийняття необхідних коригувальних дій - здійснюється після винесення оцінки процес контролю. Менеджер

повинен вибрати одну з трьох ліній поведінки:

1. Нічого не робити. Основна мета - домогтися такого положення, при якому процес управління організацією дійсно змушував би її

функціонувати відповідно до плану.

2. Усунути відхилення. Сенс коригування завжди полягає в тому, щоб зрозуміти причини відхилення і добитися повернення організації до

правильного способу дій.

3. Переглянути стандарт. Не всі помітні відхилення від стандартів слід усувати. Іноді самі стандарти можуть виявитися нереальними, тому що

вони ґрунтуються на планах, а плани - це лише прогнози майбутнього. При перегляді планів повинні переглядатися і стандарти.

Характеристики ефективного контролю

Для того щоб контроль міг забезпечити досягнення цілей, він повинен володіти декількома важливими властивостями.

Для того щоб бути ефективним, контроль повинен мати стратегічний характер, тобто відображати загальні пріоритети організаціїї підтримувати їх.

Відносна складність оцінки будь-якого виду діяльності в кількісному вигляді або вимірювання її результативності за принципом «витрати - ефект»

ніколи не повинна служити критерієм для рішення, чи потрібно вводити механізм контролю. Діяльність в областях, які не мають стратегічного

значення, слід вимірювати не дуже часто, і про отримані результати можна нікому і не повідомляти до тих пір, поки відхилення не стануть незвичайно

великими. Абсолютний контроль над звичайними операціями (такими, як дрібні витрати) не має сенсу і буде тільки відволікати сили від більш важливих

цілей. Відкрите непокору вимогам вести детальну бухгалтерську звітність за всіма видами витрат, яке можна часто спостерігати в торгових

організаціях, це фактично єдиний спосіб, за допомогою якого комівояжери можуть донести до свого керівництва ту думку, що величезні

звіти про витрати - нонсенс, а не розумний контроль.

Для ефективності контролю даний процес повинен відповідати наступним принципам.

1. Орієнтація на результати. Кінцева мета контролю полягає не в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти і виявити проблеми, а в тому,

щоб вирішити завдання, що стоять перед організацією або управлінцем. Проведення вимірювань і оповіщення про їх результати важливо тільки як засіб

досягнення цієї мети. Якщо ви хочете зробити контроль ефективним, ви повинні ретельно стежити за тим, щоб ці самоочевидні засоби контролю не

зайняли більш важливого місця, ніж справжні цілі організації.

Більш того, безглуздо проголошувати, що ваша система спрямована на отримання конкретних результатів, якщо фактично вона не може їх досягти.

Марно мати велику і точну інформацію про різні відхилення від намічених цілей, якщо ця інформація не використовується для здійснення

необхідних корегуючих дій. Це означає, що інформація про результатахконтроля важлива тільки тоді, коли доходить до тих осіб, які

мають право провести на її підставі відповідні зміни. Коли контрольний механізм не спрацьовує, то найчастіше причина криється в

тому, що необхідно вдосконалити структуру прав і обов`язків, а не процедуру вимірів. Таким чином, щоб бути ефективним, контроль

повинен бути інтегрований з іншими функціями управленія.В підсумку контроль можна назвати ефективним тільки тоді, коли організація фактично

досягає бажаних цілей і в змозі сформулювати нові цілі, які забезпечать її виживання в майбутньому.

2. Відповідність справі. Для того щоб бути ефективним, контроль повинен відповідати контрольованому виду діяльності. Він повинен об`єктивно

вимірювати і оцінювати те, що дійсно важливо. Невідповідний механізм контролю може скоріше маскувати, а не збирати критично важливу

інформацію. Так, наприклад, загальноприйнято оцінювати ефективність торгівлі шляхом встановлення деякої квоти і порівняння з нею реального обсягу

продажів в доларах. Але це може привести підприємство до величезних втрат, тому що насправді успіх визначається не обсягом продажів, а рівнем

прибутків. Багато факторів можуть призвести до виконання квоти при фактично низькому рівні результативності торгівлі. Так, наприклад, фірма може

запропонувати незвично високі знижки або надзвичайно великий обсяг післяпродажного обслуговування, щоб тим самим отримати нові замовлення, або ж

ціни можуть зростати внаслідок інфляції. У подібних ситуаціях підприємство буде втрачати гроші на кожній продажі, а не заробляти їх.

3. Своєчасність контролю. Для того щоб бути ефективним, контроль повинен бути своєчасним. Своєчасність контролю полягає не в

виключно високій швидкості або частоті його проведення, а в часовому інтервалі між проведенням вимірювань або оцінок, який адекватно

відповідає контрольованому явищу. Значення найбільш гідного тимчасового інтервалу такого роду визначається з урахуванням тимчасових рамок

основного плану, швидкості змін і витрат на проведення вимірювань та поширення отриманих результатів.

Магазину роздрібної торгівлі, наприклад, може знадобитися досить точна щотижнева інформація про складські запаси. Це потрібно для того, щоб

бути впевненим в тому, що магазину естьчем торгувати. Однак реальну фізичну інвентаризацію товарів для визначення збитків від розкрадань слід

робити не частіше ніж один раз на квартал. Аналогічно роздрібний торговець повинен визначати і реєструвати обсяг своїх продажів щодня з тим, щоб

внести гроші в банк і проконтролювати потік готівки. Але час від часу роздрібному торговцю необхідно визначати погодинної обсяг продажів з

тим, щоб визначити години максимального та мінімального обсягу продажів і відповідним чином розставити своїх працівників в торгових залах. це

одна з причин того, чому комп`ютеризовані каси друкують на чеках час продажу. Інша причина полягає в тому, що знаєте час продажу,

керівництво може визначити відповідального у разі будь-якої помилки або поганого обслуговування.

4. Гнучкість контролю. Якщо щось непередбачене можна спрогнозувати, то контроль стає непотрібним. Контроль, як і плани, повинен бути достатньо

гнучким і пристосовуватися до змін, що відбуваються. Незначні зміни планів рідко бувають пов`язані з необхідністю серйозних

змін в системі контролю. Так, наприклад, підприємство, яке виробляє 100 різних товарів, повинно використовувати методи контролю запасів з тим,

щоб контролювати будь-який відносно велике збільшення або зменшення кількості товарів, а також кількість кожного з них, наявного в

даний момент часу. Без достатньої (і досить значною) мірою гнучкості система контролю буде недієвою в тих ситуаціях, для яких вона

призначалася. Так, наприклад, якщо несподівано виникає новий фактор витрат, викликаний, скажімо, необхідністю адаптації до недавно прийнятого

новим законодавством, то до тих пір, поки він не буде вбудований в систему контролю підприємства, система контролю не зможе відстежувати

виробничі витрати.

5. Простота контролю. Як правило, найбільш ефективний контроль - це найпростіший контроль з точки зору тих цілей, для яких він

предназначен.Простейшіе методи контролю вимагають менших зусиль і більш економічні. Але найважливіше полягає в тому, що якщо система контролю

занадто складна і люди, які взаємодіють з нею, не розуміють і не підтримують її, то така система контролю не може бути ефективною. надлишкова

складність веде до безладдя, що є синонімом втрати контролю над ситуацією. Для того щоб бути ефективним, контроль повинен

відповідати потребам і можливостям людей, котрі взаємодіють із системою контролю і реалізують її.

6. Економічність контролю. Дуже рідко прагнуть досягти за допомогою контролю повної досконалості в роботі організації, оскільки прогресуючі

удосконалення та поліпшення на останніх етапах вимагають непропорційно великих витрат зусиль і коштів. Так, наприклад, кількість відвантажень

продукції, одержуваних будь-яким звичайним підприємством, майже напевно не дуже велике. І тому, якщо тільки вантаж не дуже цінний або якщо його

досить легко підрахувати, краще оприбуткувати всю поставку в цілому і примиритися з можливими розкраданнями, ніж перевіряти вміст кожного ящика

- це буде коштувати дуже дорого.

Ніколи не слід забувати, що всі витрати, що здійснюються підприємством, повинні приводити до збільшення її переваг і доходів. витрати коштів

повинні наближати підприємство до поставлених цілей. Таким чином, якщо сумарні витрати на систему контролю перевершують створювані нею

переваги, підприємству краще не використовувати цю систему контролю взагалі або ж ввести менш ретельний контроль. Взагалі, оскільки в контролі

приховано багато побічних витрат, таких, як витрати робочого часу і відволікання ресурсів, які могли б бути витрачені на вирішення інших завдань, то,

для того щоб контроль був економічно виправданий, відношення витрат до можливого прибутку у нього повинно бути досить низьким.

Звичайно, для того щоб визначити реальне співвідношення витрат і прибутку для системи контролю, необхідно розглядати як довгострокові аспекти,

так і короткострокові. Якщо і існує якесь тверде правило контролю, то воно, перш за все, полягає в тому, що будь-який контроль, який коштує

більше, ніж він дає для досягнення цілей, не покращує контролю над ситуацією, а спрямовує роботу по хибному шляху, що є ще одним синонімом

втрати контролю.

державного університету сервісу.

Увага, тільки СЬОГОДНІ!