Правильне ставлення до бізнес інформації

Інформація протилежна жінці: вона тим цінніше, чим доступніше ....

Інформація є цінною лише тоді, коли вона доступна в потрібний момент.
Співробітники відділів продажів часто виявляються в складному становищі. З одного боку, вони зобов`язані знати якомога більше: про те, що відбувається на їхньому підприємстві, про своїх клієнтів і їх ринках. З іншого боку, існує небезпека загубитися в неврегульованих потоці інформації. Тому бізнес-консультанти з Бад Херренальб Петер Арндт і Марцелла Кербер радять створити свою особисту систему управління інформацією.

- Встановіть джерела, з яких ви отримуєте ту чи іншу інформацію. Перевірте, які з них важливі і корисні, а в яких областях вам слід пошукати нові джерела. Створіть таблицю, в якій ви докладно розпишете наступну схему: звідки відтепер будете отримувати ту чи іншу інформацію. За рахунок цього ви перетворитеся з одержувача інформації в активного користувача.

- Перевіряйте будь-яку інформацію відразу при отриманні. Якщо ви задумалися на предмет того, чи не стане в нагоді вам дана інформація пізніше, то це вірний показник того, що її не варто зберігати. Інформацію, яка не має особливої важливості, яка приходить вам по електронній пошті, найкраще відразу ж видаляти.

- Для впорядкування інформації вам буде потрібно працююча система. Петер Арндт і Марцелла Кербер рекомендують наступну структуру: "фірми", "люди", "професійна інформація", "загальна інформація", "особисте" і "проекти". У даній структурі вам варто створити власну підструктуру. Наприклад, в розділі "Професійна інформація" можуть знадобитися такі підрозділи: "фактори успіху", "користь для клієнта", "опитування клієнтів", "розсилки", "аналіз користі", "поради для презентацій" і т.д. Усередині створеної подібним чином структури ви зможете відразу ж розподіляти по місцям будь-яку вхідну інформацію.

- Для зберігання паперів використовуйте підписані папки, щоб завжди було легко знайти потрібну. Аналогічно вищеописаної системі створіть таку ж структуру для інформації на жорсткому диску Вашого комп`ютера.

- Якщо інформація надійшла в електронному вигляді, то вона зберігається у відповідних папках. Арндт і Кербер рекомендують швидко переглядати інформацію, а потім зберегти її у відповідному їй місці.
Тепер ви створили всі умови для того, щоб інформація була доступна в будь-який момент. Виходячи з вашого власного досвіду, ви можете постійно оновлювати її і пристосовувати під свої потреби. Регулярно позбавляйтеся від непотрібних і застарілих відомостей.

Увага, тільки СЬОГОДНІ!