Рішення - добре, контроль - краще

Контроль - це фундаментальний елемент процесу управління. Ні планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати повністю у відриві від контролю. Дійсно, фактично всі вони - невід`ємна частина загальної системи контролю в даній організації. Всі види контролю мають одну і ту ж мету: сприяти тому, щоб фактично одержувані результати були якомога ближче до необхідних.

Здійснювати контроль - це значить, з одного боку, встановлювати стандарти, вимірювати фактично досягнуті результати і їх відхилення від встановлених стандартів, з іншого - відстежувати хід виконання прийнятих управлінських рішень і оцінювати досягнуті результати в ході їх виконання. За допомогою контролю керівництво організації визначає правильність своїх рішень і встановлює потребу в їх коригуванні. Саме результати контролю стають підставою для коригування прийнятих раніше рішень, якщо відхилення в ході реалізації прийнятих раніше рішень значні.

Якщо прийняте раніше рішення виявилося недостатньо ефективним чи помилковим, то саме добре налагоджена система контролю може дозволити своєчасно це встановити і внести корективи в дії організації. Добре налагоджена система контролю виявляє проблеми.

Вимоги до ефективного контролю:

Стратегічна спрямованість. Контроль повинен відображати загальні пріоритети організації і підтримувати їх. Відносна складність оцінки будь-якого виду діяльності в кількісному вигляді або вимірювання її результативності за принципом витрати (ефект ніколи не повинен служити критерієм для рішення, чи потрібно вводити механізм контролю).

Діяльність в областях, які не мають стратегічного значення, слід вимірювати не дуже часто, а про отримані результати можна нікому не повідомляти до тих пір, поки відхилення не стануть незвичайно великими. Абсолютний контроль над звичайними операціями (такими як дрібні витрати) не має сенсу і буде тільки відволікати сили від більш важливих цілей. Але якщо вище керівництво вважає, що якісь види діяльності мають стратегічне значення, то в кожній такій області обов`язково повинен бути налагоджений ефективний контроль, навіть якщо ця діяльність з працею піддається виміру. Природно, що стратегічні галузі в різних організаціях будуть різними, але всі організації потребують ефективних системах контролю.

Орієнтація на результати. Кінцева мета контролю полягає не в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти і виявити проблеми, а в тому, щоб вирішити завдання, що стоять перед організацією. Проведення вимірювань і оповіщення про їх результати важливо тільки як інструмент для досягнення цієї мети. Необхідно ретельно стежити за тим, щоб засоби контролю не зайняли більш важливого місця, ніж справжні цілі організації. Марно мати велику і точну інформацію про різні відхилення від намічених цілей, якщо ця інформація не використовується для здійснення коригувальних дій. Це означає, що інформація про результати контролю важлива тільки тоді, коли доходить до осіб, які мають право провести на її підставі відповідні зміни. Коли контрольний механізм не спрацьовує, причина найчастіше криється в тому, що необхідно вдосконалити структуру прав і обов`язків, а не процедуру вимірів. Таким чином, щоб бути ефективним, контроль повинен бути інтегрований з іншими функціями управління.

У підсумку контроль можна назвати ефективним тільки тоді, коли організація фактично досягає бажаних цілей і в змозі сформулювати нові цілі, які забезпечать її виживання в майбутньому.

Відповідність контрольованому виду діяльності. Для того щоб бути ефективним, контроль повинен відповідати контрольованому виду діяльності. Він повинен об`єктивно вимірювати і оцінювати те, що дійсно важливо. Невідповідний механізм контролю може скоріше маскувати, а не збирати критично важливу інформацію.

Своєчасність. Для того щоб бути ефективним, контроль повинен бути своєчасним. Своєчасність контролю полягає не у виключно високій швидкості або частоті його проведення, а в часовому інтервалі між проведенням вимірювань або оцінок, який адекватно відповідає контрольованому явищу. Значення найбільш гідного тимчасового інтервалу такого роду визначається з урахуванням тимчасових рамок основного плану, швидкості змін, а також витрат на проведення вимірювань та поширення отриманих результатів.

Магазину роздрібної торгівлі, наприклад, може знадобитися досить точна щотижнева інформація про складські запаси. Це потрібно для впевненості в тому, що магазину є чим торгувати. Однак реальну фізичну інвентаризацію товарів для визначення збитків від розкрадань слід робити не частіше ніж один раз на квартал. Крім цього найважливішою метою контролю залишається усунення відхилень перш, ніж вони приймуть серйозні розміри. Таким чином, система ефективного контролю - це система, яка дає потрібну інформацію потрібним людям до того, як розвинеться криза.

Гнучкість. Контроль, як і плани, повинен бути достатньо гнучким і пристосовуватися до змін, що відбуваються. Незначні зміни планів рідко бувають пов`язані з необхідністю серйозних змін в системі контролю. Так, наприклад, фірма, яка виробляє 100 різних товарів, повинна використовувати методи контролю запасів з тим, щоб контролювати будь-який відносно велике збільшення або зменшення кількості товарів, а також кількість кожного з видів товару, який є в даний момент часу. Без достатньої (і досить значною) мірою гнучкості система контролю буде не дієва в тих ситуаціях, для яких вона призначалася. Так, наприклад, якщо несподівано виникає новий фактор витрат, викликаний, скажімо, необхідністю адаптації до недавно прийнятого новим законодавством, то до тих пір, поки він не буде вбудований в систему контролю фірми, система контролю не зможе відстежувати виробничі витрати.

Простота. Як правило, найбільш ефективний контроль - це найпростіший контроль з точки зору тих цілей, для яких він призначений. Найпростіші методи контролю вимагають менших зусиль і більш економічні. Але найважливіше полягає в тому, що, якщо система контролю дуже складна і люди, які взаємодіють з нею, не розуміють і не підтримують її, вона не може бути ефективною. Надлишкова складність контролю веде до безладдя, який можна назвати синонімом втрати контролю над ситуацією. Для того щоб бути ефективним, контроль має відповідати потребам і можливостям людей, котрі взаємодіють із системою контролю і реалізують її.

Існує багато прикладів організацій, витрати великі кошти на розробку витончених методів контролю, які, однак, ніколи не використовувалися, тому що були занадто складні для людей, покликаних їх застосовувати.

Економічність. Дуже рідко за допомогою контролю прагнуть досягти повної досконалості в роботі організації, оскільки прогресуючі удосконалення та поліпшення на останніх етапах вимагають непропорційно великих витрат зусиль і коштів. Так, наприклад, кількість відвантажень продукції, одержуваних будь-якої звичайної фірмою, майже напевно не дуже велике. І, якщо тільки вантаж не дуже цінний, краще оприбуткувати всю поставку в цілому і примиритися з можливими розкраданнями, ніж перевіряти вміст кожного ящика - це буде коштувати дуже дорого.

Ніколи не слід забувати, що всі витрати, що здійснюються організацією, повинні приводити до збільшення її переваг і доходів. Витрати коштів повинні наближати організацію до поставлених цілей. Таким чином, якщо сумарні витрати на систему контролю перевершують створювані нею переваги, організації краще не використовувати цю систему контролю взагалі або ж ввести менш ретельний контроль. Взагалі, оскільки в контролі приховано багато побічних витрат, таких як витрати робочого часу і відволікання ресурсів, які могли б бути витрачені на вирішення інших завдань, то для того, щоб контроль був економічно виправданий, відношення витрат до можливого прибутку у нього повинно бути досить низьким . Звичайно, для того щоб визначити реальне співвідношення витрат і прибутку для системи контролю, необхідно розглядати як довгострокові, так і короткострокові аспекти.

Отже, будь-який контроль, який коштує більше, ніж він дає для досягнення цілей, не покращує контролю над ситуацією, а спрямовує роботу по хибному шляху, що можна назвати ще одним синонімом втрати контролю.

Інструменти ефективного контролю, засновані на обліку особливостей поведінки персоналу

Існують інструменти контролю, засновані на обліку особливостей поведінки персоналу, тобто тих людей, які здійснюють реалізацію прийнятого управлінського рішення. Врахування особливостей поведінки персоналу:

• встановлення осмислених стандартів, які сприймаються співробітниками. Люди повинні відчувати, що стандарти, які використовуються для оцінки їх діяльності, дійсно достатньо повно і об`єктивно відображають їх роботу. Крім того, вони повинні розуміти, чим і як вони допомагають своїй організації в досягненні її інтегральних цілей. Якщо співробітники бачать, що встановлені стандарти контролю неповні і не об`єктивні або ж просто «ловлять бліх», то вони можуть ігнорувати їх або свідомо порушувати або будуть відчувати втому і розчарування. Менеджери повинні також прагнути до того, щоб встановлені ними стандарти були б щиро сприйняті і схвалені тими людьми, чию діяльність вони визначатимуть. Деякі дослідники вважають, що для підвищення прийнятності стандартів необхідно, щоб працівники самі брали участь в їх розробці;
• встановлення двостороннього спілкування. У разі виникнення будь-яких проблем з системою контролю у підлеглого повинна бути можливість відкрито обговорити їх, не побоюючись, що керівництво образиться на це. Подібне спілкування повинно сприяти точному розумінню працівниками справжню мету контролю і допомагати встановити приховані упущення в системі контролю, неочевидні для її творців з вищого керівництва фірми;
• уникнути надмірного контролю. Не можна перевантажувати своїх підлеглих численними формами контролю, інакше це буде поглинати всю їхню увагу і призведе до повного безладдя і краху. Основне питання, яке треба ставити при введенні того чи іншого типу контролю, наступний: чи потрібно це для того, щоб запобігти або попередити значні відхилення від бажаних результатів? Крім того, конторолери-керівники не повинні перевіряти роботу частіше і ретельніше, ніж це необхідно. Інакше, зі зрозумілих причин, це може просто дратувати;
• встановлення жорстких, але досяжних стандартів. При розробці заходів контролю важливо взяти до уваги мотивацію. Чіткий і ясний стандарт часто створює мотивацію вже тим, що точно говорить працівникам, чого чекає від них організація. Однак згідно мотиваційної теорії очікування можна мотивувати людей на роботу для досягнення тільки тих цілей, які вони схильні вважати реальними. Таким чином, якщо стандарт сприймається як нереальний або несправедливо високий, то він може зруйнувати мотиви працівників. Аналогічно, якщо стандарт встановлений на такому низькому рівні, що досягти його не складає ніяких труднощів, ця обставина може демотивирующее вплив на людей з високим рівнем потреб в досягненні результатів. Хороший менеджер відчуває різницю в потребах і можливостях підлеглих і встановлює стандарти з урахуванням цих відмінностей;
• винагороду за досягнення результату. Відповідно до теорії очікування існує чіткий взаємозв`язок між результативністю і винагородою. Якщо керівництво організації хоче, щоб співробітники були мотивовані на повну самовіддачу в інтересах організації, воно повинно справедливо винагороджувати їх за досягнення встановлених стандартів результативності. Якщо працівники не відчувають такого зв`язку або відчувають, що винагорода несправедливо, то їх продуктивність в майбутньому може впасти.

Для планування і контролю необхідна своєчасна, конкретна, чітка інформація, ефективна по відношенню до витрат на її отримання. Незважаючи на те що більшу частину інформації, на підставі якої приймаються управлінські рішення, отримують неформальним шляхом, в сучасній організації виникає необхідність застосування формальних методів отримання і обробки інформації.

Кількість інформації і виникають при управлінні проблеми помітно збільшуються з ростом самої організації. Справитися з цими потоками інформації так, щоб адміністрація могла приймати ефективні рішення і успішно вести справи організації, - в цьому і полягає мета інформаційно-керуючої системи.

Система повинна видавати інформацію про минуле, сьогодення і передбачуваному майбутньому. Вона повинна відстежувати всі відповідні події всередині організації та поза нею. Загальна мета інформаційно-керуючої системи - полегшення ефективного виконання функцій планування, контролю та виробничої діяльності. Найважливіша її завдання - видача потрібної інформації потрібним людям в потрібний час.

Таким чином, для ефективної реалізації управлінських рішень і отримання запланованих результатів менеджеру необхідно здійснювати контроль виконання прийнятих рішень. У цих умовах потрібно комплексна методологія і заснований на ній інструментарій дозволяють визначити стабільні успіхи в сьогоденні і майбутньому.

автор: Любов Іванівна Лукічов, кандидат економічних наук, професор кафедри економіки та менеджменту Московського державного інституту електронної техніки (Технічного університету).

Увага, тільки СЬОГОДНІ!