Як провести хорошу презентацію

Слово "презентація" змушує багатьох тремтіти від страху, але ось прості поради з підготовки та проведення ідеального виступу на публіці.

Більшість з нас стикалися з необхідністю публічного виступу, оскільки презентація є частиною ділової активності. Але не кожному це дія припадає до душі. Деякі з нас змушені зводити свої виступи до мінімального їх кількості через невпевненість у власних ораторських силах.
Однак успішні ділові люди своїм прикладом показують, що позитивний ефект від публічних виступів залежить не від їх природних здібностей до ораторського мистецтва, а від того, наскільки ретельно вони змогли підготуватися до публічного виступу, враховуючи основні правила проведення презентації. Їх досвід відкриває дорогу будь-якій людині, що прагне оволодіти основними принципами успішного виступу.

Давайте спробуємо розібратися з цими принципами. Почнемо з визначення поняття «презентація». Презентація - це публічний виступ, спрямований на інформування і на виклик бажаних поведінкових реакцій. При цьому використовуються різні технічні, технологічні та психологічні прийоми.
Однією з перших форм презентації була доповідь, супроводжуваний плакатами, на яких були представлені таблиці і графіки. Згодом технологію значно вдосконалили засоби мультимедіа, що поліпшило сприйняття інформації. Наочність, з якої почали подавати матеріал, і використання кольору під час презентації збільшують обсяг понятий і запомненной інформації.

Підготовка презентації
Перед тим, як почати створювати презентацію, потрібно виявити і зрозуміти такі моменти. По-перше, визнач, навіщо ти її готуєш. Вкрай важливо визначити головну мету. По-друге, дізнайся, для кого ти її робиш, хто буде твоїми слухачем. Необхідно зібрати інформацію про аудиторію: вік, професії, інтереси, обізнаність темами, що їм належить почути. Ще один важливий момент - відведений на презентацію час. Тримай його в розумі протягом усього часу створення презентації.

З огляду на другий і третій пункти, визнач, як буде реалізовуватися головне завдання, тобто сформулюй мету-максимум і мета-мінімум. Безпосередньо перед створенням слайдів, дізнайся умови демонстрації: яким засобом зручніше користуватися, які характеристики проектора, в якому місці буде проходити презентація і в який час доби, до кого слід звертатися в разі неполадок.

проведення презентації
Починаючи виступ, не забудь привітати свою аудиторію і відразу повідомити публіці головну тему і приблизний час твоєї презентації, щоб відразу зацікавити і задати їй тимчасові очікування.

Під час виступу не можна забувати, що презентацію робить ведучий, він повинен бути в центрі уваги. Він вводить в тему, розкриває її, тлумачить і допомагає аудиторії прийти до висновку. Слайди використовуються тільки в якості ілюстрації до озвученої інформації. Вони не повинні бути заповнені дрібним текстом або детальними таблицями, в іншому випадку слухач перестане вас слухати, переключившись на читання і вивчення слайдів, від яких незабаром втомиться.
З огляду на інтереси аудиторії, покажи, які проблеми слухачі можуть вирішити або яку вигоду для себе вони можуть отримати, прослухавши виступ. У сучасному житті люди перевантажені інформацією і не завжди відразу можуть вловити зв`язок між своєю потенційною вигодою і особливістю продукту / плану, який представлений на презентації. Під час виступу ненав`язливо в контексті розкриття теми приклич слухачів до дії, демонструючи їх вигоду і разом з тим вузькі тимчасові рамки, в яких можна це дію зробити.
Найкраще проводити презентацію за відомою маркетингової схемою - AIDA (attention, interest, desire, action) - необхідно викликати у аудиторії чотири стану - увага, інтерес, рішучість і дію. Як ми можемо це зробити? Через усвідомлення своїх цілей, цілей компанії, цілей слушателей- через розподіл презентації на складові частини-через володіння предметом і через дотримання балансу часу. Зрозуміло, що якщо ми виявимо і будемо утримувати в голові всі ці цілі, то нам буде легше зрозуміти, як можна викликати в аудиторії чотири стану.
Їх підносили матеріал повинен складатися з наступних частин: вступу, основної частини, висновків і відповідей на питання. У вступі вводь слухачів в тему доповіді та спробуй їх зацікавлювати. Основна частина передбачає розкриття теми. Висновок допомагає сфокусувати увагу аудиторії на головному.
Володіння предметом презентації є важливим навиком для успішного виступу. Виступаючий не повинен обдумувати те, що йому треба сказати аудиторії. Контактуйте зі слухачами, підлаштовуючи свій виступ для більш ефективної подачі матеріалу.
Останнє, про що не можна забувати, - дотримання балансу часу. Позначений на початку презентації часовий інтервал повинен бути на хвилину або дві більше фактичного часу, який ви використовуєте в ході подачі матеріалу. Слухачам, налаштованим на певний час, і відповідно, знаходяться в стані тимчасового очікування, буде складніше утримувати свою увагу, якщо дані очікування не будуть виправдані.

З усього вищесказаного виходять і характерні помилки презентатора. По-перше, відсутність чіткої ідеї, без якої слухачі не зрозуміють, про що власне була презентація. По-друге, відсутність користі, вигоди для аудиторії. По-третє, відсутність логічного викладу інформації, яка призведе до нерозуміння механізмів отримання представлених висновків, що в свою чергу призведе до недовіри, і відповідно, відсутності рішучості і дії з боку аудиторії. По-четверте, наявність зайвої деталізації і збільшення часу виступу, що тягне за собою розсіювання уваги слухачів, веде їх в сторону за рахунок згадки великого числа непотрібних фактів.

Все це аксіоми, особистий же стиль кожного презентатора унікальний, тому необхідно багато і довго тренуватися, щоб досягти ідеалу. Чому повчитися у людей, вже визнаних майстрами мистецтва виступу?

Сара Дікінсон
Звернемося до двадцяти «золотим правилам» ефективної презентації від Сари Дікінсон - успішного оратора, засновниці і директора-розпорядника Electric Airwaves - однієї з провідних у Великобританії консалтингових компаній в області засобів масової інформації:
-Отримайте детальну інформацію про вашу аудиторії і інших виступаючих.
-Визначте місце, де буде проходити презентація, і перевірте придатність аудіо- та відеозасобів.
-Отримайте ясні інструкції від свого керівництва.
Подумала, перш ніж писати.
-Перш ніж починати писати, визначте структуру вашого виступу: вітання, меню, адміністративна частина, основна частина, короткий виклад, висновок.
-пише, як говорите.
-Хронометріруйте свій перший чернетку і відредагуйте текст відповідно до заданої тривалістю виступу.
-Зробіть наочні матеріали простими і не забувайте, що вони потрібні вашій аудиторії, а не вам.
-прогнозує питання.
-Прочитай свій виступ близького друга.
-Репетіруйте.
-розвивати навички по розслабленню.
-Наденьте той одяг, в якій, за відгуками оточуючих, ви виглядаєте добре.
-Отведіте більше часу, щоб оглянути приміщення.
-Перш ніж починати, перевірте, чи всі обладнання працює.
-Не їжте важкої їжі і не пийте алкогольних напоїв перед виступом.
-Візьміть з собою копію свого виступу.
-Улибайтесь, коли виходите на сцену.
Підтримувати зоровий контакт з аудиторією.
-Робиться все так, як ніби від цього залежить ваше життя.

Андрій шпаків
До авторитетним словами Сари Дікінсон додамо не менше авторитетні поради Андрія Скворцова, директора групи «Меркатор», автора маркетингових та інвестиційних фільмів і презентацій для великих компаній.
-Пріходіте рано. Таким чином, ви зможете встановити особисті стосунки, поспілкувавшись з гостями заздалегідь. Ці контакти допоможуть спілкуватися з аудиторією.
-залишати щось слухачам на пам`ять, будь то конспект доповіді або диск з презентацією.
-Ніколи не вибачався. В англо-саксонському праві вибачення рівнозначно визнанню провини, тому не потрібно вибачатися за завислий комп`ютер або незнання відповіді на питання.
-Будьте готові до несподіванок. Реагуйте спокійно.
-ретельний готуйте інформацію виходячи з того, хто слухач. Презентація повинна бути не про предмет, а для слухача. Аудиторії має бути цікаво.
-Використовуйте речові докази. Хороший ефект справляє реальний предмет, який брав участь у подіях, він служить найкращим доказом вашої правоти.
-Використовуйте візуальні образи. Образи запам`ятовуються краще тексту, оскільки картинка візуального образу залишається в нашій пам`яті надовго.
-Не економте на оформленні та технологіях. Якісне оформлення і професійне використання технології не тільки показують повагу до аудиторії і серйозне ставлення до даного заходу, але також впливають на силу переконання.
-Якщо вам щось подобається або не подобається - так і скажіть. Особисте ставлення до предмету презентації також є важливим фактором переконання. Явна зацікавленість доповідача викликає зацікавленість слухачів.
-Створювати «події». На презентації важливі різного роду зміни -в тембрі голосу, в стилістиці, в ефектною анімації, - для того щоб викликати в аудиторії відчуття того, що то щось відбувається, тим самим підтримуючи інтерес слухачів.

Схеми ідеальної презентації немає. У кожного експерта свої рецепти. «Класичний формат« проблема-рішення »часто не працює, - каже Денис Запіркін, експерт з розвитку бізнесу. - Зараз є маса нових, більш успішних форматів, пов`язаних з посиленням волі, створенням надії, із закликом до дії та ін. Найголовніше - емоційно розгойдати аудиторію і привести її до прийняття потрібного вам рішення ».

У рецепті Дмитра Лазарєва, бізнес-тренера і автора книги «Що Продає презентація», всього 10 слайдів: титул (назва компанії, контакти), будьте готовими описати проблему, ступінь значимості проблеми, рішення, модель продажів, історія успіху, технологія, демонстрація (живий показ можливостей продукту), сума вигод і запрошення клієнта до наступного кроку.

Ігор Манн, маркетолог, бізнес консультант і засновник видавництва ділової літератури «Манн, Іванов і Фербер», виділяє свій улюблений формат презентації: «Це« друк-купа »- 20 слайдів по 20 секунд кожен, всього презентація йде п`ять з невеликим хвилин, розповідає він. А взагалі в продає презентації повинно бути все: вступ, основна частина, висновок, додатки, прекрасна візуалізація, чіткий текст - і жодної помилки ».

Гай Кавасакі, екс-євангеліст Apple, засновник стартапу А1 ltop.com і керуючий директор Garage Technology Ventures, закликає презентаторів слідувати «золотому правилу PowerPoint» 10-20-30: 10 слайдів за 20 хвилин, кеглем не менш 30.
Також Гай Кавасакі радить перед презентацією завжди знайомитися з людьми, яким ви будете розповідати про ваш продукт. «Спілкування з людьми перед презентацією необхідно, оскільки це, по-перше, дозволить виступає відчувати себе більш комфортно, а, по-друге, розташує до вас публіку: вони будуть голосніше сміятися, сильніше аплодувати».

«Найголовніша порада - не стримуйте себе. Дозвольте своїй пристрасті до теми презентації показати себе, все повинні її побачити. Що відрізняє хороші презентації від презентацій світового рівня? Уміння спікера створити особливу, надихаючу і чесну комунікацію з аудиторією », - ділиться досвідом Гері Рейнольдс, автор книги« Дзен презентації »

Автор Світлана Єпішева

Також існує поняття Японська презентація - це коли слайди не містять багато інформації дрібним текстом, графіків - які все одно ніхто не може розглянути. Правило таке, кожен слайд, повинен містити короткий опис одного об`єкта - великим шрифтом. Тобто тільки головне, решта передається в усній формі.

Читайте ще
Проведення презентацій
проводимо презентацію
Як провести презентацію
Страх виступу на публіці