Мистецтво писати ділові листи. Ради психологів

Всі знають, що регулярне спілкування керівника і підлеглого - це можливість зробити роботу ефективною. Справедливо це твердження і щодо написання ділових листів.

Сучасне діловодство диктує досить жорсткі правила написання ділових листів. І тим не менше безпосереднє складання листа, як і в давні часи, залишається за людиною. У якісно написаному діловому листі повинні бути присутніми думку, виразність, грамотність, коректність. Невиразне і сіре лист створить про автора відповідну думку.

Як писати лист з проханням про прийом на роботу?

Не варто писати абстрактно «до Президента», «начальнику відділу кадрів» і т.д. Необхідно точно дізнатися, до кого саме потрапить цей лист, це зайвий раз підкреслює, що саме в цій компанії, саме ця посада настільки важлива і бажана.

Щоб збільшити свої шанси на отримання позитивного відгуку, потрібно зуміти відповісти в листі на одне питання адресата «а я тут до чого?». Це - нормальне питання, що виникає, коли приходить лист від незнайомої людини.

Наприклад «Ваші статті входять в десятку кращих робіт в області реклами, це показує високий професійний рівень компанії. Чи не можна знайти застосування моїм здібностям в вашому колективі? ». При цьому дуже важливо говорити правду. Інформація повинна була достовірною.

Наводити потрібно лише найнеобхідніші відомості про себе і тільки безпосередньо стосуються цієї даної посади.
Лист повинен залишати відчуття, що ви промовчали про багато цікавих ваших рисах і викликати бажання дізнатися про вас більше при особистому знайомстві.

Листи з пропозицією угоди

Пробудити інтерес. Початок має бути помітним: несподіване твердження, анекдот або жарт, вражаючий факт. Тільки лист не повинно виглядати як рекламна кореспонденція.

Описати, роз`яснити і переконати. При складанні листа подумки потрібно уявити співрозмовника, завдання - прикувати увагу за 10-15 секунд. Ніколи не можна писати, що у вас солідна і чудова фірма, яка пропонує високоякісні товари і послуги. Співрозмовнику немає до цього діла. Замість цього потрібно роз`яснити, в чому користь продукції і наскільки вона полегшує життя. Потрібно повторювати тільки про інтереси парнера, але не про свої.

Нагадувати про своє існування. Тон повинен бути дружнім, оптимістичним, але все залишатися в рамках професійних інтересів.

Найважливіше в листі це справити враження на адресата, він повинен відразу ж схопити суть. Короткі слова, короткі фрази і короткі абзаци.
Складаючи лист, робіть упор на «Ви», а не «Я». Наприклад «Дякую Вам за надання даних» і т.п. Це прояв поваги, яке швидко розташує до себе співрозмовника.

Ні в якому разі не можна починати і закінчувати листи неприємною інформацією. Все ж враження від письма повинно залишатися позитивним, щоб в подальшому при зустрічі не викликати асоціації негативу.

Увага, тільки СЬОГОДНІ!